การสื่อสารระหว่างผู้จัดการและพนักงานเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ เพราะการสื่อสารที่ชัดเจนและเปิดเผยจะทำให้ทุกคนในองค์กรอยู่ในวัตถุประสงค์ทิศทางเดียวกัน ซึ่งหมายถึงทุกคนในทีมรู้ว่า “พวกเขายืนอยู่ที่ไหน และเป้าหมายของพวกเขาคืออะไร”

แต่หากปัจจัยหลักในเรื่องของการสื่อสารเกิดติดขัด เหมือนหลอดเลือดในร่างกายอุดตัน ก็อาจทำให้องค์กรของคุณประสบปัญหาบางอย่างในอนาคตได้ ดังนั้น เราลองมาดู 6 วิธีการที่ช่วยปรับปรุงการสื่อสารระหว่างผู้จัดการและพนักงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดและทำให้เกิดการทำงานที่เป็นทีมเวิร์คขึ้นมาอีกครั้ง ลองมาดูกันค่ะว่า 6 วิธีที่ว่านั้น มีอะไรบ้าง

1. พบกันทุกสัปดาห์

การร่วมกันเป็นทีมอย่างสม่ำเสมอเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพซึ่งสมาชิกในทีมทุกคนรู้สึกสะดวกสบายในการสื่อสารซึ่งกันและกัน การจัดตั้งตารางประชุมทีมกันเป็นประจำรายสัปดาห์สามารถช่วยทำลายกำแพงการสื่อสารใดๆ ระหว่างผู้จัดการและพนักงานได้ โดยเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมแต่ละคนพูดคุยอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับหัวข้อต่อไปนี้:

• โครงการที่พวกเขากำลังทำงานอยู่
• ความท้าทายที่พวกเขาเผชิญ
• คำถามที่พวกเขาอาจมี

เคล็ดลับ : วิธีหนึ่งในการปรับปรุงการสื่อสารในการประชุมเช่นนี้ คือ ทำให้พวกเขารู้สึกถึงความไม่เป็นทางการในการประชุมนี้ ผู้จัดการควรสนทนากับทีมแบบธรรมชาติ แต่ต้องแน่ใจว่าทุกคนจะมีโอกาสพูดแสดงความคิดเห็นได้อย่างเพียงพอและอยู่ในขอบเขตที่ควบคุมได้

2. ให้โอกาสพบกันโดยตรงตัวต่อตัว

เนื่องจากการสื่อสารเป็นกลุ่มอาจเป็นเรื่องยากสำหรับบางคน ผู้จัดการที่ดีควรสร้างช่องทางการสื่อสารเพิ่มเติมสำหรับพนักงาน โดยการจัดประชุมแบบ 1: 1 เพื่อให้เกิดพื้นที่การสนทนาโดยตรงระหว่างผู้จัดการและพนักงาน วิธีนี้ผู้จัดการต้องช่างสังเกตและมีไหวพริบปฏิภาณในการสังเกตเรียนรู้พนักงานภายในทีม ซึ่งถือว่าเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเรียนรู้เกี่ยวกับรูปแบบการสื่อสารที่ต้องการของกันและกัน

 การประชุม 1: 1 สามารถใช้รูปแบบของการแชทอย่างไม่เป็นทางการเกี่ยวกับโครงการและแนวคิดหรืออาจมีโครงสร้างและเป็นทางการมากขึ้น จงจำไว้ว่านี่เป็นโอกาสของคุณในการเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับพนักงานหรือผู้จัดการของคุณ มันเป็นโอกาสที่จะระบายความกังวล แนวความคิด วิธีแก้ปัญหาและได้สนทนากันอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับงาน (หรืออะไรก็ตามที่สำคัญต่อพนักงานของคุณ)

3. ผู้จัดการดูแลพนักงานด้วยความใส่ใจ

การสื่อสารเพียงทางเดียวแบบออกคำสั่ง อาจทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกยัดเยียด บางครั้งไม่ได้รู้สึกเห็นด้วยกับคำสั่งหรือความคิดนั้นๆ ของผู้จัดการ แต่ด้วยสายการบังคับบัญชาทำให้ต้อง “จำใจปฎิบัติตามคำสั่ง” ซึ่งการทำเช่นนี้ อาจส่งผลให้ผลงานออกมาไม่มีประสิทธิภาพมากเท่าที่ควร เพราะพนักงานมักคิดว่าตนเองอยู่ในที่มืด การแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบถึงแนวทางหรือทิศทางของบริษัทอยู่ตลอดเวลา ไม่เพียงแต่ปรับปรุงการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีง่ายๆ ในการสร้างความไว้วางใจและปลูกฝังสาเหตุหรือวัตถุประสงค์ที่ใช้ร่วมกันด้วย

4. พนักงานทำความรู้จักกับผู้จัดการของคุณ

ข้อนี้มีไว้สำหรับในมุมของพนักงานกันบ้าง ไม่ใช่พนักงานมัวแต่รอให้ผู้จัดการปรับตัวเข้าหาพนักงานทุกคน หรือรอให้ผู้จัดการมาทำความรู้จักกับพวกตนแต่ฝ่ายเดียว พนักงานควรทำความรู้จักกับผู้จัดการของคุณ บางคนมักจะคิดว่าผู้จัดการของพวกเขาเป็นบุคคลที่ไม่สามารถเข้าถึงได้ บางคนอาจกลัวข้อครหาว่าประจบประแจงเจ้านาย หรือบางคนอาจคิดว่าเจ้านายเป็นเทวดา ทำอะไรก็ไม่ผิด เพราะในความเป็นจริงแล้วเจ้านาย ก็คือ มนุษย์ธรรมดาคนหนึ่ง มีโอกาสทำผิดพลาดได้เหมือนกัน ซึ่งหากพวกเขาดูเหมือนไม่สามารถเข้าถึงได้ การรู้จักพวกเขาเป็นวิธีการหนึ่งที่ทำให้พวกเขากล้าเปิดเผย และลด Social distance ได้ง่ายขึ้น

เคล็ดลับ : อย่ากลัวที่จะพูดคุยกับผู้จัดการของคุณเกี่ยวกับหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานโดยเฉพาะ เช่นเดียวกันกับหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับงาน : อย่ากลัวที่จะถามคำถามพวกเขา (หรือขอความช่วยเหลือ) - นั่นคือสิ่งที่พวกเขาทำอยู่ การสื่อสารแบบเปิดเป็นเรื่องของความไว้วางใจ

5. ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือปรับปรุงการสื่อสาร

ถือเป็นโชคดีของโลกปัจจุบันนี้ที่มีช่องทางการสื่อสารให้เลือกได้มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น email,  line chat, messenger facebook, twitter หรืออื่นๆ อีก ลองเลือกใช้กันแล้วแต่สะดวกและเหมาะสม เพราะการเลือกใช้เครื่องมือได้อย่างมีประโยชน์จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารกับผู้จัดการและพนักงานของคุณได้

เคล็ดลับ : บางคนชอบการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร, บางคนชอบการสนทนาแบบตัวต่อตัวโดยตรง, ส่วนบางคนก็ชอบทั้งสองอย่าง ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ การเลือกใช้เครื่องมือสื่อสารอย่างถูกต้องและเหมาะสมจะทำให้ประสิทธิภาพของการสื่อสารในที่ทำงานถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์

6. ถามและให้ข้อเสนอแนะ

พนักงานส่วนใหญ่ (และผู้จัดการ) ไม่แน่ใจเกี่ยวกับประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขา สิ่งนี้สามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อความมั่นใจในตนเอง

ทางออกหนึ่งที่เป็นไปได้สำหรับการแก้ปัญหานี้ คือ การถาม (และให้) ความคิดเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเป็นประจำ ผู้จัดการควรช่วยแก้ปัญหาในจุดนี้ เพื่อเพิ่มความมั่นใจ จนทำให้พนักงานสามารถดึงศักยภาพของตนเองออกมาใช้ได้อย่างเต็มความสามารถ

เมื่อพนักงานของคุณทำงานได้ดีจนทำให้องค์กรได้รับผลดี ในฐานะของผู้จัดการคุณควรกล่าวชมเชยพนักงานด้วยความจริงใจและให้กำลังใจพนักงานคนอื่นๆ ให้ยึดแนวทางการทำงานแบบนี้ เพื่อนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จ

แต่หากพนักงานของคุณทำผิดพลาด ไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ คุณไม่ควรกล่าวตำหนิการกระทำของพวกเขา แต่ควรร่วมระดมความคิด วิเคราะห์ปัญหาจุดบกพร่องและคอยให้คำปรึกษากับทีมงานของคุณ รวมถึงให้กำลังใจ ให้ความเชื่อใจว่าเราเชื่อว่าพวกคุณทำได้ ความสำเร็จของพวกเราฝากไว้กับคุณ หรือความสำเร็จของเราอยู่ไม่ไกล

การปรับปรุงการสื่อสารระหว่างผู้จัดการและพนักงานเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดที่ บริษัท ของคุณสามารถนำไปใช้ในการสร้าง team work ในการทำงานร่วมกัน ทำลายอุปสรรคสิ่งกีดขวางเหล่านั้น และเริ่มสื่อสารอย่างเปิดเผยและอิสระ ทะลายกำแพงของ Social Distance ในที่ทำงานออกไป สิ่งนี้อาจดูท้าทาย แต่เชื่อว่าหากทุกคนเปิดใจและยอมรับข้อบกพร่องซึ่งกันและกัน ให้อภัยซึ่งกันและกันจะทำให้อุปสรรคในการสื่อสารภายในองค์กรถูกทำลายไปอย่างแน่นอน และองค์กรของเราจะเป็นองค์กรที่เข้มแข็งพร้อมที่จะก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคง