โดยปกติแล้ว การลงโทษทางวินัยสำหรับพนักงานในองค์กร จะเริ่มด้วยการว่ากล่าวตักเตือนก่อน แต่หากยังทำความผิดเดิมซ้ำอีก คงเป็นหน้าที่อันแสนยากลำบากของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการลงโทษพนักงานที่ทำผิดพลาดหรือมีประสิทธิภาพในการทำงานต่ำกว่ามาตรฐานด้วยการส่ง “จดหมายเตือน” ไปยังพนักงานดังกล่าวอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร

เมื่อสถานการณ์ถึงจุดที่น่าอึดอัดใจที่จะตำหนิพนักงานเกี่ยวกับพฤติกรรมหรือการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมด้วยวาจาอีกต่อไป  ดังนั้น จดหมายเตือนพนักงานจึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารทรัพยากรบุคคลที่ยอดเยี่ยม เพื่อที่จะแจ้งให้พนักงานที่กระทำความผิดทราบเกี่ยวกับปัญหาของเขา

ทีนี้เราลองมาดูกันว่ามีเหตุผลใดบ้างที่ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลใช้ในการเขียนจดหมายเตือนพนักงาน

1. ขาดงานโดยไม่แจ้งให้ทราบ

การขาดงานอย่างต่อเนื่อง โดยไม่แจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบจะส่งผลเสียต่อทีมงานและยิ่งไปกว่านั้นอาจส่งผลเสียต่อภาพรวมขององค์กรได้ เพราะหากพนักงานขาดงานบ่อยครั้ง อาจมีผลกระทบต่อธุรกิจการผลิต ทำให้บริษัทสูญเสียยอดขายและผลกำไรส่วนใหญ่ เพราะบริษัทจะไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้ารายวันได้ ด้วยสาเหตุของการการขาดงาน บ่อยครั้งที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะออกจดหมายเตือนการเข้างานให้พนักงานคนดังกล่าวได้

2. ทำงานเชื่องช้าโดยไม่มีเหตุผลอันควร

เช่นเดียวกับการขาดงาน ความเชื่องช้าอาจส่งผลกระทบต่อผลผลิตโดยรวมของธุรกิจ เมื่อไรก็ตามที่พนักงานมาทำงานสายทุกวัน ทำให้เริ่มงานช้ากว่าเวลาที่บริษัทกำหนดไว้ คงเป็นเรื่องยากสำหรับพนักงานคนนั้นที่จะปฏิบัติงานให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ เพราะเมื่อพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของทีม ความเชื่องช้าของพนักงานคนใดคนหนึ่งในทีมก็อาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม ดังนั้น เมื่อพนักงานมีพฤติกรรมเช่นนี้บ่อยขึ้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงต้องออกหนังสือเตือนความล่าช้าในการทำงานให้พนักงานรับทราบ

3. มีพฤติกรรมไม่เหมาะสมในสถานที่ทำงาน

การที่พนักงานมีพฤติกรรมไม่เหมาะสม บางกรณีอาจไม่ใช่เรื่องร้ายแรง แต่หากเป็นเรื่องร้ายแรงจนอาจส่งผลเสียหายมาถึงบริษัทได้ ในฐานะฝ่ายทรัพยากรบุคคล คุณต้องจัดการกับปัญหาประเภทนี้อย่างรวดเร็วและเป็นธรรมด้วยการออกหนังสือเตือนพฤติกรรมให้กับพนักงานคนดังกล่าว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเห็นว่ามันทำให้เกิดการหยุดชะงักในที่ทำงาน 

4. ประสิทธิภาพของพนักงานไม่ดี

เมื่อพนักงานมีปัญหาประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่ดี พนักงานคนดังกล่าวมักไม่ตั้งใจทำงาน ทำให้เกิดความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่และความรับผิดชอบ  ซึ่งพฤติกรรมเหล่านี้อาจส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมงานที่ทำงานร่วมกับพวกเขา ดังนั้น การออกจดหมายเตือนประสิทธิภาพในการทำงานให้พวกเขา จะช่วยให้คุณเข้าใจพนักงานได้ดีขึ้น และให้การแก้ไขที่ถูกต้องแก่พนักงานดังกล่าว เพื่อให้เขากลับมาทำงานได้ดีมีประสิทธิภาพดังเดิม เพราะในบางครั้ง หากคุณปล่อยปัญหานี้ให้เลยผ่านไป โดยไม่แก้ไข อาจทำให้กลายเป็นปัญหาใหญ่จนลุกลามและกระทบกับผลประโยชน์ขององค์กรก็เป็นได้

5. การละเมิดความปลอดภัย

ในเรื่องของความปลอดภัยนี้ ถือเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งของบริษัทที่ดำเนินธุรกิจด้านก่อสร้างหรือด้านการผลิตที่ต้องรักษามาตรฐานในการผลิตตลอดเวลา ซึ่งมาตรฐานเหล่านี้มักจะปกป้องความปลอดภัยของตัวพนักงานผู้ปฏิบัติงานเอง เพราะงานที่พวกเขาทำอาจเสี่ยงต่อสุขภาพและอันตราย ดังนั้น หากคุณได้รับมอบหมายให้ตรวจสอบว่า พวกเขาปฏิบัติตามกฎระเบียบระหว่างปฏิบัติงานหรือไม่ และพบว่า บริษัทไม่สามารถปฏิบัติตามมาตรฐานเหล่านี้ได้จะต้องมีการออกจดหมายเตือนความปลอดภัยให้กับบริษัทผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ  อย่างไรก็ตาม บริษัทไม่เพียงแต่ะจะได้รับจดหมายเตือนความปลอดภัยจากคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานผู้ปฏิบัติหน้าที่ด้วย หากพวกเขาไม่ปฏิบัติข้อกำหนดเรื่องความปลอดภัย คุณในฐานผู้ควบคุมและดูแลเรื่องความปลอดภัยมีสิทธิ์ออกหนังสือเตือนและไม่อนุญาตให้บริษัทและพนักงานทำงานในพื้นที่ก่อสร้างได้

จดหมายเตือนหากใช้ในเชิงบวกก็ถือเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมที่ทำให้ทราบสาเหตุในการทำงานของพนักงานได้ทำให้บริษัทเข้าใจพนักงานมากขึ้น หากนำข้อมูลที่ได้รับจากพนักงานมาวิเคราะห์และหาทางแก้ไขปัญหาให้กับพวกเขา แต่หากผู้มีอำนาจนำจดหมายเตือนมาใช้อย่างไม่เหมาะสม ก็อาจทำให้พนักงานที่ได้รับจดหมายเตือนและเกิดความคับข้องใจจนอาจทำให้ขวัญและกำลังใจของพนักงานคนอื่นๆ ลดถอยลง ดังนั้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้มีหน้าที่ดูแลงานในส่วนนี้ควรปฏิบัติหน้าที่ด้วยความเป็นกลางและมีใจเที่ยงธรรม จึงจะทำให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด