การทำงานในองค์กรที่มีหลายแผนกงานนั้น มักเกิดปัญหาการสื่อสารเกี่ยวกับงานที่มีความซับซ้อนหรือเป็นเรื่องเฉพาะทางขึ้น ซึ่งอาจทำให้พนักงานในแผนกอื่นๆ ไม่เข้าใจเนื้อหาหรือขั้นตอนการทำงานของแผนกนั้นๆ ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องเรียนรู้วิธีการสื่อสารเรื่องยากๆ ให้เป็นเรื่องเข้าใจง่าย เพื่อให้เกิดความร่วมมือในการทำงานระหว่างแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางการสื่อสารเรื่องยากๆ ให้เข้าใจง่าย

1. แบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนๆ

เมื่อเผชิญกับเรื่องที่ค่อนข้างซับซ้อน สิ่งแรกที่ควรทำคือการแบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจและสื่อสารไปยังผู้อื่น โดยแต่ละส่วนควรครอบคลุมหัวข้อย่อยที่เกี่ยวข้องกัน และไม่ซับซ้อนจนเกินไป

2. ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย

เมื่อนำเสนอเนื้อหาแต่ละส่วน ควรใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เฉพาะทาง หรือคำที่มีความหมายซับซ้อน แต่อธิบายโดยใช้คำที่ผู้ฟังคุ้นเคยและเข้าใจได้ง่าย

3. ใช้สื่อประกอบ

การใช้สื่อประกอบ เช่น รูปภาพ แผนผัง หรือแผนภูมิ จะช่วยให้ผู้ฟังมองเห็นภาพของเนื้อหาที่กำลังอธิบายได้ชัดเจนยิ่งขึ้น และจดจำได้ง่ายกว่าการอธิบายด้วยคำพูดเพียงอย่างเดียว

4. เปิดโอกาสให้ซักถาม

ระหว่างการสื่อสาร ควรเปิดโอกาสให้ผู้ฟังสามารถซักถามข้อสงสัยได้ เพื่อแสดงให้เห็นว่าพร้อมรับฟังและพร้อมที่จะอธิบายเพิ่มเติม หากมีจุดใดที่ยังไม่เข้าใจ

5. สรุปประเด็นสำคัญ

เมื่อเสร็จสิ้นการนำเสนอ ควรสรุปประเด็นสำคัญที่ได้กล่าวมาโดยย่อ เพื่อเป็นการทบทวนและเน้นย้ำให้ผู้ฟังจดจำได้ง่ายขึ้น

การสื่อสารเรื่องยากๆ ให้เป็นเรื่องเข้าใจง่าย เป็นทักษะที่สำคัญสำหรับการทำงานในองค์กร โดยสามารถใช้เทคนิคการแบ่งเนื้อหา การใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย การใช้สื่อประกอบ การเปิดโอกาสให้ซักถาม และการสรุปประเด็นสำคัญ เพื่อให้ผู้ฟังสามารถรับข้อมูลและเข้าใจเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งผลให้เกิดความร่วมมือในการทำงานระหว่างแผนกได้ดียิ่งขึ้น