แผนกทรัพยากรบุคคล (HR) เป็นแผนกที่สำคัญต่อองค์กรในการสรรหา พัฒนา และรักษาพนักงานให้มีคุณภาพ เพื่อช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ซึ่งการที่ HR จะดำเนินงานให้ลุล่วงได้ทั้งหมดนั้น ต้องมีตัวช่วยบริหารจัดการงาน อย่างโปรแกรมบริหารงานบุคคล (HR software) ที่เป็นเครื่องมือช่วยลดภาระงาน HR เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และช่วยให้  HR สามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ

มาดู 5 เหตุผลที่แผนก HR ควรมีโปรแกรมบริหารงานบุคคล

 1. ช่วยลดภาระงาน โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยรวบรวมข้อมูลพนักงานและเอกสารต่างๆ ไว้ในที่เดียว ทำให้แผนก HR สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ช่วยลดเวลา และค่าใช้จ่ายในการรวบรวมข้อมูลต่างๆ

2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โปรแกรมบริหารงานบุคคลช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของแผนก HR เช่น การรวบรวมข้อมูลเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน การคำนวณเงินเดือนและสวัสดิการ การจัดตารางการทำงาน การจัดการลางาน เป็นต้น ทำให้แผนก HR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. ช่วยให้ฝ่าย HR ประกาศเรื่องสำคัญของบริษัทให้พนักงานรู้ได้อย่างสะดวกง่ายดาย ภายในคลิกเดียว ก็สามารถส่งประกาศของบริษัทให้แก่พนักงานทุกคนได้อย่างไม่มีตกหล่น โดยไม่ต้องปรินต์กระดาษแปะบอร์ดให้สิ้นเปลือง

4. ช่วยจัดการเอกสารที่ต้องส่งภาครัฐให้ง่ายยิ่งขึ้น โปรแกรมบริหารงานบุคคลมีระบบการคำนวณภาษีอัตโนมัติ ที่สามารถคำนวณภาษีได้อย่างถูกต้องตรงตามระเบียบปฏิบัติของทางราชการ ทำให้การจัดการเอกสารภาษีของพนักงาน ที่ฝ่าย HR ต้องยื่นให้กับภาครัฐมีความสะดวกมากขึ้น

5. ความปลอดภัยสูง โปรแกรมบริหารงานบุคคลมีการเก็บรักษาข้อมูลที่ปลอดภัย มีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลอย่างชัดเจน จึงมีความปลอดภัยสูงในการจัดเก็บฐานข้อมูลของพนักงานบนคลาวด์ของโปรแกรมบริหารงานบุคคล ซึ่งการเก็บข้อมูลนี้เป็นการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค และเป็นไปตามข้อกำหนดการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล ISO 27001:2013 ทุกข้อ ทางบริษัทและตัวพนักงานเองจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลของพนักงานจะไม่รั่วไหลออกไปสู่ภายนอกอย่างแน่นอน 

ในปัจจุบัน โปรแกรมบริหารงานบุคคล (HR software) ได้รับความนิยมมากขึ้น เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับแผนก HR ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดภาระงาน และช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ เพื่อผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น