การบริหารเวลาในการทำงานเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่เรามีการแข่งขันอย่างมากและการต้องการผลลัพธ์ที่ดีในการงานที่ทำ การที่เราสามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มผลผลิตและคุณภาพของงานของเราอย่างมาก ดังนั้น นี่คือเคล็ดลับการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน

วิธีบริหารเวลาในการทำงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

ในยุคสมัยที่เต็มไปด้วยความเร่งรีบ หลายคนอาจรู้สึกเหมือนว่าเวลาไม่เคยเพียงพอต่อความต้องการ งานล้นมือ กิจกรรมมากมาย ต่างรุมเร้าให้เราต้องจัดการ บทความนี้จึงขอนำเสนอวิธีบริหารเวลาในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยให้คุณจัดการกับงานได้อย่างคล่องแคล่ว มีเวลาให้กับตัวเอง และใช้ชีวิตอย่างมีความสุข

ตั้งเป้าหมายและวางแผนล่วงหน้า 

เริ่มต้นด้วยการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน ว่าต้องการทำงานอะไรให้เสร็จสิ้น ระบุทั้งรายละเอียด ขอบเขต และระยะเวลาที่แน่นอน เป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณโฟกัสและจัดลำดับความสำคัญของงานได้

เมื่อมีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ให้วางแผนว่าจะทำอย่างไรให้บรรลุเป้าหมายนั้น แบ่งงานใหญ่ ๆ ออกเป็นงานย่อย ๆ ระบุขั้นตอน วิธีการ และระยะเวลาที่ใช้สำหรับแต่ละงาน

โดยเป้าหมายที่ดีควรใช้หลัก SMART ที่หมายถึง

S: Specific – เฉพาะเจาะจง

M: Measurable – วัดผลได้

A: Achievable – บรรลุผลได้, สำเร็จได้

R: Realistic – สมเหตุสมผล สอดคล้องกับความเป็นจริง

T: Timely – กำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน

วางแผนกิจกรรมล่วงหน้า 

เมื่อตั้งเป้าหมายแล้ว คุณต้องวางแผนว่าจะทำงานอย่างไร ใช้เวลานานแค่ไหน แบ่งงานออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ อะไรบ้าง วางแผนล่วงหน้าโดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น ปฏิทิน รายการสิ่งที่ต้องทำ เพราะ การวางแผนเป็นหัวใจของการบริหารเวลา โดยการกำหนดเป้าหมายและกิจกรรมที่ต้องทำในระยะเวลาที่กำหนด เราสามารถใช้เครื่องมือเช่นปฏิทินออนไลน์หรือแอปพลิเคชันการจัดการงานเพื่อช่วยในการวางแผนและติดตามกิจกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กำหนดลำดับความสำคัญ 

การระบุงานที่มีความสำคัญและเร่งด่วนเป็นพื้นฐานของการจัดการเวลา ควรเริ่มต้นทำงานกับงานที่มีความสำคัญและมีผลกระทบต่อเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการเสร็จสิ้นก่อน เพื่อป้องกันไม่ให้งานสะสม การจัดลำดับความสำคัญในการทำงานเป็นก้าวสำคัญที่ช่วยให้เราสามารถบรรลุเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ดีในงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการมองหาและตระหนักถึงสิ่งที่สำคัญที่สุดในงานของเรา จะช่วยให้เราสามารถใช้เวลาและทรัพยากรที่มีให้มีประสิทธิภาพที่สุด

-  ระบุงานที่มีความสำคัญ

ก่อนที่จะเริ่มต้นทำงาน ควรระบุงานหรือกิจกรรมที่มีความสำคัญสูงสุดในการบรรลุเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ โดยการระบุและกำหนดลำดับความสำคัญของงานเหล่านี้จะช่วยให้เรามีมุมมองชัดเจนและแนวทางการทำงานที่ชัดเจนขึ้น

-  พิจารณาความเร่งด่วน

การพิจารณาความเร่งด่วนของงานเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดลำดับความสำคัญ งานที่มีความเร่งด่วนสูงสุดควรถูกจัดทำก่อน เพื่อป้องกันไม่ให้งานล้มเหลวหรือเกิดการกักตัว

-  ประเมินความสามารถและทรัพยากร

การพิจารณาความสามารถและทรัพยากรที่มีอยู่ เช่น เวลา ความสามารถ และทรัพยากรทางการเงิน ช่วยให้เราสามารถจัดการงานและระบบเวลาให้มีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อความต้องการของงาน

ตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้ง 

การตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้งเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้เราสามารถใช้เวลาและทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพและเต็มที่ โดยการระบุและลดการทำงานที่ไม่จำเป็นออกจากกิจกรรมของเรา นี่คือขั้นตอนที่สำคัญในการตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้ง

2 ประเภทงาน แยกแยะงานที่ควรค่าต่อเวลาของคุณ 

1. งานที่ส่งผลต่อเป้าหมาย 

-  งานที่ตรงกับบทบาทหน้าที่ของคุณ

-  งานที่ส่งผลต่อผลงาน KPI

-  งานที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายส่วนตัวและขององค์กร

-  งานที่ช่วยพัฒนาทักษะและความรู้ของคุณ

2. งานที่ไม่ส่งผลต่อเป้าหมาย 

-  งานที่ไม่เกี่ยวข้องกับบทบาทหน้าที่ของคุณ

-  งานที่สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้

-  งานที่เสียเวลาแต่ไม่ส่งผลลัพธ์

-  งานที่สร้างความเครียดและความเบื่อหน่าย

พักเบรกระหว่างงาน 

การทำงานอย่างต่อเนื่องเป็นเวลานาน ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน และอาจนำไปสู่ความเครียด  ความเหนื่อยล้า และ burnout   ดังนั้น การพักเบรกระหว่างงาน   จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก

เทคนิคการพักเบรคที่มีประสิทธิภาพ 

• พักอย่างสม่ำเสมอ: ลุกขึ้นยืดเส้นยืดสาย เปลี่ยนอิริยาบถ พักสายตา ทุกๆ 45-60 นาที
• เปลี่ยนสถานที่: ลุกออกจากโต๊ะทำงาน ไปเดินเล่น ยืดเส้นยืดสาย หรือนั่งพักผ่อนในสวน
• ทำกิจกรรมผ่อนคลาย: ฟังเพลง อ่านหนังสือ เล่นเกมส์ วาดรูป ทำสมาธิ หรือยืดกล้ามเนื้อ
• งีบหลับ: การงีบหลับสั้นๆ ประมาณ 20-30 นาที ช่วยให้ร่างกายและสมองได้พักผ่อน
• ดื่มน้ำ: การดื่มน้ำช่วยให้ร่างกายสดชื่น
• ทานอาหารว่าง: ทานอาหารว่างที่ดีต่อสุขภาพ
• พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน: พูดคุย แลกเปลี่ยนความคิด ผ่อนคลาย
• ทำกิจกรรมที่ชื่นชอบ: ทำสิ่งที่คุณชอบ ผ่อนคลายความเครียด