ถ้าไม่มีระบบ HR จะเกิดปัญหาอะไรบ้างในองค์กร

การบริหารคนไม่เคยเป็นเรื่องเล็ก องค์กรที่เติบโตได้เร็วและยั่งยืน มักมีระบบ HR ที่แข็งแรงอยู่เบื้องหลัง แน่นอนว่าไม่ใช่แค่เรื่องเงินเดือนหรือการลางาน แต่คือการจัดการหัวใจหลักขององค์กรอย่างแท้จริง

แล้วถ้าระบบนั้นหายไปล่ะ? ลองจินตนาการองค์กรที่ทุกอย่างเกี่ยวกับพนักงานยังต้องพึ่งกระดาษ Excel การประเมินผลไม่มีมาตรฐาน ข้อมูลพนักงานกระจัดกระจาย และการจ่ายเงินเดือนผิดพลาดเป็นเรื่องธรรมดา...คำถามคือ ไม่ใช่ว่าจะเกิดปัญหาไหม แต่คือ จะเจอปัญหาอะไรบ้าง และจะเจอหนักแค่ไหน นี่คือ 6 ปัญหาหลัก ที่องค์กรจะต้องเจอแน่ๆ ถ้าไม่มีระบบ HR ที่ดีมารองรับ

ผลกระทบสำคัญที่องค์กรต้องเจอเมื่อขาดระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ

1. การสรรหาและรับคนผิดตำแหน่ง กลายเป็นต้นทุนแฝงก้อนโต

การเลือกคนเข้ามาทำงานไม่ใช่แค่การเติมเต็มตำแหน่งว่าง แต่เป็นการลงทุนระยะยาวที่มีผลต่อความสำเร็จขององค์กรอย่างแท้จริง ถ้าขาดระบบ HR ที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐาน การสรรหาคัดเลือกมักเกิดขึ้นแบบไร้การประสานงานและไม่มีข้อมูลสนับสนุนที่ถูกต้อง ทำให้การตัดสินใจจ้างคนกลายเป็นเรื่องของความรู้สึกหรือความเคยชินแทนข้อมูลจริง ผลลัพธ์ที่ตามมาคือองค์กรต้องแบกรับต้นทุนแฝงทั้งในเรื่องการฝึกอบรมซ้ำๆ การปรับเปลี่ยนทีมงานบ่อยครั้ง และความเสียหายจากการไม่เหมาะสมของคนกับงาน ซึ่งไม่ใช่แค่เสียเงินแต่ยังเสียโอกาสพัฒนาทีมและวัฒนธรรมองค์กรด้วย

2. พนักงานไม่มีความชัดเจนในหน้าที่ ทำงานซ้ำซ้อนหรือขาดความรับผิดชอบ

การทำงานที่มีความสับสนเรื่องบทบาทหน้าที่ ส่งผลต่อประสิทธิภาพอย่างมาก เมื่อพนักงานไม่รู้ว่าใครควรรับผิดชอบงานใด งานที่ควรทำเพียงครั้งเดียวกลับกลายเป็นทำซ้ำ หรือโยนงานไปมาอย่างไม่เป็นระบบ สุดท้ายแล้วพนักงานเองก็จะหมดกำลังใจ เพราะไม่เห็นภาพชัดเจนว่าตัวเองจะเติบโตในองค์กรอย่างไร และขาดแรงจูงใจในการพัฒนาตัวเอง ซึ่งทั้งหมดนี้คือสัญญาณเตือนที่ชัดเจนว่าองค์กรกำลังเสียศักยภาพการทำงานไปทีละน้อย

3. การจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการมีข้อผิดพลาดบ่อย เสี่ยงต่อความไม่พอใจหรือการลาออก

แม้เรื่องเงินเดือนจะดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐาน แต่เป็นสิ่งที่สะท้อนความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพขององค์กรอย่างชัดเจน หากยังคงพึ่งพาการคำนวณด้วยมือหรือ Excel ซึ่งอาจเกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้ง เช่น คำนวณโอทีผิด ลืมหักวันลา หรือจ่ายไม่ตรงเวลา สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้พนักงานเสียความมั่นใจในองค์กร แต่ยังกลายเป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้พนักงานที่มีฝีมือสูงตัดสินใจลาออกและไปหาที่ที่ให้ความน่าเชื่อถือมากกว่า ซึ่งส่งผลกระทบต่อทั้งภาพลักษณ์และผลการดำเนินงานในระยะยาว

4. ข้อมูลพนักงานกระจัดกระจาย ไม่มีศูนย์กลางข้อมูลที่เข้าถึงได้ง่าย

ข้อมูลพนักงานเป็นทรัพย์สินที่มีค่าขององค์กร แต่ถ้าไม่มีระบบจัดเก็บข้อมูลที่เป็นมาตรฐานและเป็นศูนย์กลาง ข้อมูลสำคัญต่างๆ จะกระจัดกระจายและหายาก การค้นหาข้อมูลซ้ำๆ ใช้เวลานานและเสี่ยงต่อการสูญหายหรือผิดพลาด รวมถึงเสี่ยงต่อการละเมิดความเป็นส่วนตัว ซึ่งอาจนำมาซึ่งปัญหาทางกฎหมายและเสียชื่อเสียงขององค์กรได้

5. ขาดเครื่องมือช่วยประเมินผลและพัฒนาพนักงาน

การประเมินผลพนักงานและพัฒนาทักษะต้องอาศัยเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ได้ feedback ที่ตรงจุดและเหมาะสม หากองค์กรขาดระบบเหล่านี้ พนักงานจะไม่ได้รับการชี้แนะที่จำเป็น ส่งผลให้องค์กรไม่สามารถระบุได้ว่าควรส่งเสริมหรือสนับสนุนใครบ้าง ซึ่งทำให้การเติบโตของทั้งพนักงานและองค์กรดำเนินไปอย่างไร้ทิศทาง และขาดประสิทธิภาพในการรักษาคนเก่งไว้ในองค์กร

6. เสียโอกาสในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ เพราะไม่มีข้อมูลที่วิเคราะห์ได้

ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับบุคคล เช่น อัตราการลาออก การขาดงาน หรือประสิทธิภาพการทำงาน เป็นตัวช่วยสำคัญให้ผู้บริหารวางแผนและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างแม่นยำ หากไม่มีระบบที่ช่วยเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้ การตัดสินใจหลายครั้งจะกลายเป็นการอิงกับความรู้สึกหรือการคาดเดา ซึ่งเสี่ยงต่อการพลาดโอกาสและการวางแผนที่ผิดพลาด ซึ่งอาจกระทบต่อความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในระยะยาว

ปัจจุบันมีโซลูชันที่ยืดหยุ่น ใช้งานง่าย และออกแบบมาเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจทุกขนาด ทั้งในเรื่องการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ การจัดการวันลา การประเมินผล และการพัฒนาศักยภาพของคนในองค์กร ไปจนถึงเครื่องมือสำหรับผู้บริหารในการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

เพราะ “คน” คือสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุดของทุกองค์กร การจัดการอย่างเป็นระบบตั้งแต่วันนี้ คือรากฐานของความยั่งยืนในวันข้างหน้าเพราะคนคือสินทรัพย์ที่สำคัญที่สุดขององค์กร อย่ารอให้เกิดปัญหาแล้วค่อยแก้ เริ่มต้นระบบ HR ที่ดีตั้งแต่วันนี้ เพื่อองค์กรที่เติบโตอย่างยั่งยืนในวันพรุ่งนี้