การจัดการที่ยากที่สุดในระบบธุรกิจ คือการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เพราะทุกธุรกิจไม่เพียงแค่ขับเคลื่อนด้วยตัวสินค้าเท่านั้น แต่องค์กรต้องขับเคลื่อนด้วยบุคลากร องค์กรชั้นนำซึ่งเป็นองค์กรขนาดใหญ่ จึงจำเป็นที่จะต้องใช้ระบบบริหารบุคคล ก็เพื่อที่จะจัดการทรัพยากรมนุษย์ให้เข้าที่เข้าทาง และมีระบบระเบียบ ไม่เช่นนั้นแล้ว อาจจะสร้างปัญหาตามมาอีกมากมายแบบไม่รู้จบ นั่นเอง และสำหรับใครที่กำลังปั้นธุรกิจ ระบบบริหารบุคคล คืออะไร จำเป็นมากแค่ไหน จำเป็นต่อธุรกิจของคุณหรือไม่ และเหตุผลว่าทำไมองค์กรชั้นนำต่างเลือกใช้ระบบบริหารบุคคล วันนี้มีคำตอบมาฝากอีกเช่นเคย ไปดูพร้อมกันเลย

ระบบบริหารบุคคลคืออะไร

ระบบบริหารบุคคล หรือที่เรียกว่าระบบ HR ( Human resource) คือระบบที่ถูกนำมาใช้ในการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร ให้มีความสงบเรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็น

• การจัดเก็บข้อมูลพนักงานอย่างละเอียดในรูปแบบไฟล์

• การจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดบน Cloud ที่สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา

• การบันทึกเวลาเข้าและออกของพนักงาน รวมถึงประวัติการขาด ลา มาสาย

• การลงเวลาเข้าออกงานผ่าน Application

• การคำนวณเงินได้ด้วยระบบฟังก์ชั่น Payroll พร้อมเอกสารเงินเดือน

• การออกสลิปเงินเดือนผ่านระบบ

• การออก Report งานด้านบุคคลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นประวัติการเข้าออกงาน หรือการรายงานพนักงาน การรายงานวินัยพนักงาน เป็นต้น

ทั้งหมดนี้คือระบบการบริหารบุคคล ที่ดูแลด้วยบุคคล เรียกว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล ไม่ว่าจะเป็น HRM หรือ HRD แม้กระทั่ง HRIS ซึ่งแต่ละประเภทเหล่านี้ ก็จะมีหน้าที่เฉพาะที่จำแนกแยกย่อยออกไปอีกมากมาย และนี่คือระบบการบริหารบุคคลในอดีต แต่ในปัจจุบันนี้ ด้วยเทคโนโลยีที่มีความทันสมัย รวมถึงการพัฒนาโดยการนำเทคโนโลยีเหล่านั้นมาปรับใช้ ทำให้เราสามารถเรียกใช้ประโยชน์จากโปรแกรมต่างๆ ที่สามารถทำหน้าที่ข้างต้น ได้เป็นอย่างดี เราเรียกกันว่าโปรแกรม HR นั่นเอง ซึ่งในปัจจุบันนี้ก็มีความจำเป็นต่อองค์กรชั้นนำ หรือจะเรียกได้ว่ามีประโยชน์ในการใช้งานบริหารระบบงานบุคคลเป็นอย่างมากอีกด้วย อย่างไรนั้นไปดูกันต่อได้เลย

• ช่วยลดความผิดพลาด

การใช้โปรแกรมเข้ามาเป็นตัวช่วยในการดำเนินงานทางด้านการบริหารบุคคล มีข้อดีมากมาย โดยเฉพาะในรุ่นเอกสาร ทำให้ทีม HR ไม่ต้องทำงานแบบ Manual ผ่าน Excel ให้วุ่นวายอีกต่อไป แต่เพียงแค่ป้อนเพราะข้อมูลเข้าระบบ โปรแกรมก็จะทำหน้าที่ของมันแทนให้เอง

• กระบวนการทำงานที่ราบรื่นขึ้น

ใครไม่เข้ามาเหยียบสาย HR ไม่รู้เลยว่างาน HR เป็นอะไรที่น่าปวดหัว ไม่ว่าจะเป็นปวดหัวหรือคน ปวดหัวเรื่องเอกสาร อีกทั้งยังองค์กร และเรื่องจิปาถะมากมาย การจะทำงานให้เสร็จในเวลาอันรวดเร็วก็ดูจะเป็นเรื่องยาก การใช้สูตรคำนวณโดยใช้โปรแกรมจะช่วยลดขั้นตอนต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณเงินเดือน การดูวันลาของพนักงาน การดูเวลาเข้าออกงาน และอื่นๆ อีกมากมาย

• ลดเอกสารและหมดปัญหาการจัดเก็บ

 จะมีหน่วยงานไหนในบริษัทหรือองค์กร ที่มีการจัดเก็บเอกสารมากมายเท่าฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ก็คงไม่มีอีกแล้ว ดังนั้นการใช้โปรแกรมเข้ามาช่วย จะช่วยลดปัญหาการจัดเก็บเอกสาร อีกทั้งยังสามารถเรียกใช้ได้อย่างสะดวกสบาย เข้าโปรแกรมผ่านมือถือได้ตลอดเวลาอีกด้วย

• ฝ่ายบุคคลมีเวลาไปทำงานอื่นมากขึ้น

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ไม่ได้มีหน้าที่เพียงแค่จัดการเรื่องเอกสารเท่านั้น หากตายยังต้องมีหน้าที่ในการพัฒนา แทนที่จะมาจมกับงานเอกสาร การทำเงินเดือน การสำรวจตรวจอัตราการขาดลามาสายของพนักงาน แบบเดิมซ้ำๆ วนไปทุกเดือน จนกระทั่งไม่มีเวลาไปพัฒนางานอื่น แต่เมื่อใช้ระบบเข้ามาเป็นตัวช่วย จะมีเวลาในการพัฒนางานและโฟกัสงานอื่นได้มากยิ่งขึ้น ช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรในด้านต่างๆ รวมไปถึงการพัฒนาบุคลากร ให้มีประสิทธิภาพและมีคุณภาพเพิ่มมากขึ้น

• บริษัทเติบโตแบบก้าวกระโดด

นี้คงเป็นเหตุผลสำคัญว่าทำไม องค์กรชั้นนำต่างก็เลือกใช้ระบบบริหารบุคคล เป็นเพราะว่าเมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถทำงานได้อย่างคล่องตัว ก็จะช่วยบริษัทพัฒนาในด้านต่างๆเพิ่มได้มากขึ้น นั่นเอง

การบริหารงานทรัพยากรบุคคล โดยใช้ระบบบริหารบุคคลเข้ามาช่วย ถือได้ว่าตอบโจทย์องค์กรชั้นนำมากมาย ทำให้ในปัจจุบันนี้ ไม่ว่าจะเป็น SME ธุรกิจรายย่อย หรือองค์กรเล็กๆ ที่มีการว่าจ้างพนักงาน ต่างก็นำระบบบริหารบุคคลมาประยุกต์ใช้ ทั้งนี้ก็เพื่อลดปัญหา ร่นระยะเวลาการทำงาน สำหรับองค์กรใดต้องการยกศักยภาพตัวเองสามารถติดต่อสอบถามโปรแกรม HRยุคใหม่ที่เข้ามาช่วยให้การทำงานของHR ง่ายขึ้น  02-6617888 ต่อ 405