ระบบ HR เหมาะกับบริษัทขนาดไหน? ต้องมีพนักงานกี่คนถึงควรเริ่มใช้

คำถามยอดฮิตที่หลายบริษัทสงสัยคือ เมื่อไหร่ที่ควรลงทุนกับระบบ HR? หรือ บริษัทเรามีพนักงานเท่านี้ ควรใช้ระบบ HR แล้วหรือยัง? ความจริงแล้ว ไม่มีตัวเลขตายตัวที่บอกว่าต้องมีพนักงานกี่คนถึงจะเหมาะ เพราะประโยชน์ของระบบ HR นั้นมีมากกว่าแค่การจัดการจำนวนคน แต่คือการเพิ่มประสิทธิภาพและลดภาระงานให้ทีม HR ได้อย่างมหาศาล ไม่ว่าองค์กรคุณจะเล็กหรือใหญ่

ระบบ HR เหมาะกับบริษัทขนาดไหน?

บริษัทขนาดเล็ก (SMEs: พนักงาน 10-50 คน)

หลายคนอาจคิดว่าบริษัทเล็กๆ ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบ HR แต่ในความเป็นจริงแล้ว นี่คือช่วงเวลาที่ระบบ HR จะเข้ามาช่วยให้คุณตั้งฐานที่แข็งแกร่งได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

• ลดงานแอดมินให้เจ้าของ หรือ HR คนเดียว หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่ควบตำแหน่ง HR หรือมี HR เพียงคนเดียว ระบบจะเข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร บันทึกวันลา การคำนวณเงินเดือน ทำให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับการขยายธุรกิจมากขึ้น
• สร้างความเป็นระบบ แม้พนักงานจะยังไม่เยอะ แต่การมีระบบจะช่วยให้ข้อมูลเป็นระเบียบ เมื่อองค์กรเติบโตก็สามารถขยายระบบต่อได้ทันที ไม่ต้องมานั่งรื้อใหม่
• เพิ่มความน่าเชื่อถือ ระบบ HR ช่วยให้การจัดการข้อมูลพนักงานและการจ่ายเงินเดือนเป็นไปอย่างโปร่งใสและถูกต้อง สร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน

สัญญาณที่บอกว่าควรเริ่มใช้

• ทีม HR ใช้เวลาเกินครึ่งวันไปกับการจัดการเอกสารหรือข้อมูลซ้ำๆ
• เริ่มมีข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนหรือจัดการวันลา
• พนักงานเริ่มสอบถามข้อมูลส่วนตัวหรือวันลาบ่อยครั้ง

บริษัทขนาดกลาง (พนักงาน 50-200 คน)

ช่วงที่องค์กรกำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว บริษัทขนาดกลางมักจะพบกับความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นอย่างก้าวกระโดด ทำให้การจัดการ HR ด้วยมือหรือ Excel เริ่มไม่ไหว ระบบ HR จะกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ขาดไม่ได้ ในการรองรับการขยายตัวนี้

รวมศูนย์ข้อมูล พนักงานจำนวนมากขึ้นหมายถึงข้อมูลที่มากขึ้น ระบบจะช่วยรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ทั้งข้อมูลส่วนตัว ประวัติการทำงาน ประสิทธิภาพ (Performance) และการฝึกอบรม

• ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลา ลดการทำงานซ้ำซ้อน ลดความเสี่ยงของ Human Error ในการคำนวณเงินเดือน สวัสดิการ และภาษี
• เพิ่มประสิทธิภาพ HR ทีม HR มีเวลาไปโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ เช่น การพัฒนาบุคลากร การวางแผนกำลังคน และการสร้างวัฒนธรรมองค์กร
• Self-Service สำหรับพนักงาน พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลของตัวเอง ขอวันลา หรือดูสลิปเงินเดือนได้ด้วยตัวเอง ช่วยลดภาระงาน HR ลงได้มาก

สัญญาณที่บอกว่าควรเริ่มใช้

• ทีม HR เริ่มแบกรับงานไม่ไหวและต้องการขยายทีม
• กระบวนการ HR เริ่มมีความซับซ้อน ใช้เวลานานในการอนุมัติ
• การสร้างรายงานหรือวิเคราะห์ข้อมูล HR ทำได้ยากและใช้เวลานาน

บริษัทขนาดใหญ่ (พนักงาน 200 คนขึ้นไป)

สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ระบบ HR ไม่ได้เป็นแค่ทางเลือก แต่คือปัจจัยสำคัญในการบริหารจัดการพนักงานจำนวนมากและหลากหลายแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรองรับการเติบโตในอนาคต

• การบริหารจัดการที่ซับซ้อน รองรับโครงสร้างองค์กรที่ใหญ่ขึ้น การบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management) การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning)
• การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก (HR Analytics) ระบบสามารถรวบรวมข้อมูลและสร้างรายงานเชิงลึก เพื่อช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างแม่นยำ เช่น อัตราการลาออก ประสิทธิภาพของแต่ละทีม
• การปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Compliance) ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและข้อกำหนดต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง
• ประสบการณ์พนักงานที่ดีขึ้น สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นและทันสมัยให้กับพนักงาน ตั้งแต่การเริ่มต้นทำงาน (Onboarding) ไปจนถึงการลาออก

สัญญาณที่บอกว่าควรเริ่มใช้

• ความต้องการในการวิเคราะห์ข้อมูล HR ที่ซับซ้อนมากขึ้น
• กระบวนการ HR ที่กระจัดกระจายและไม่เชื่อมโยงกันในแต่ละแผนก
• ความท้าทายในการจัดการพนักงานจำนวนมากและหลากหลายประเภท

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีพนักงานกี่คน หรืออยู่ในช่วงการเติบโตแบบใด สิ่งสำคัญคือการมองเห็นถึงคุณค่าที่ระบบ HR จะนำมาให้ ระบบ HR ไม่ใช่แค่เครื่องมือสำหรับบริษัทใหญ่ๆ เท่านั้น แต่เป็นโซลูชันที่จะช่วยให้ HR ทุกขนาดทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปลดล็อกศักยภาพของบุคลากร และเป็นรากฐานสำคัญของการเติบโตของธุรกิจคุณในระยะยา