เวลาสำหรับการทำงานในแต่ละวัน กำหนดให้ทำงานวันละไม่เกิน 8 ชั่วโมง แต่งานที่ได้รับมาก็มีมากมาย ไม่ว่าจะเป็น

• งานของตัวเราเองที่รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชามาโดยตรง

• งานของลูกน้องที่ต้องคอยตรวจทานและให้คำปรึกษาเมื่อพบปัญหาระหว่างการทำงาน

• รายงานการทำงานที่ต้องนำเสนอเจ้านาย

• งานที่จะนำเสนอลูกค้าในการประชุมที่จะถึงนี้

ซึ่งความเป็นจริงแล้ว งานที่มนุษย์เงินเดือนอย่างเราได้รับมา ไม่ได้มีแค่นี้ ที่หยิบยกมานี้แค่น้ำจิ้ม เพราะบางองค์กรจะมีงานประเภทที่เรียกว่า "งานสูญญากาศ" คือ ไม่มีบุคคลหรือหน่วยงานใดรับผิดชอบอย่างแท้จริง ถ้าเราโชคดีก็อาจจะได้รับงานนี้มาโดยไม่คาดคิด

แหม อย่าเพิ่งเครียดหรือท้อใจจนอยากจะหนีหาย หรือตัดสินใจลาออกจากงาน เพื่อหนีปัญหาทั้งหมด วันนี้เรามีกลเม็ดเคล็ด (ไม่) ลับ ให้เพื่อน ๆ นำไปปรับใช้กับการทำงานในชีวิตประจำวันให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลกันค่ะ

1. (หยุด) การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

คนส่วนใหญ่มักเข้าใจว่า การทำงานหลายอย่างพร้อมกันในช่วงเวลาเดียว เป็นการทำงานที่เก่ง ดูเหมือนว่าคุณมีผลงาน มีความรับผิดชอบ มีศักยภาพในการทำงานที่สูงมาก แต่ในความเป็นจริงนั้น การทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้น จะทำให้คุณมีเวลาในการทำงานแต่ละอย่างน้อยลง ความละเอียดในการทำงานก็น้อยลงด้วย อาจจะส่งผลให้งานที่ออกมาไม่มีประสิทธิภาพมากเท่าที่ควร  หากเราลองมองดูคนที่ทำงานมีประสิทธิภาพจริงๆ นั้น เราจะเห็นว่า พวกเขาเหล่านั้นทำงานน้อยอย่าง แต่งานที่ออกมามีคุณภาพคับแก้วมาก และที่สำคัญเวลาที่ใช้ในการทำงานก็ลดน้อยลงไปอีกด้วย เพราะพวกเขามีสมาธิที่จะ concentrate ไปกับเรื่องที่กำลังทำ โดยไม่ต้องวิตกว่างานที่อยู่ข้างหลังและตามมายังไม่ได้สะสางมันออกไปซะที ยิ่งใกล้ถึง deadline ส่งงานด้วยแล้วละก็ ข้าวปลาไม่ต้องกิน กินเป็นอย่างเดียว คือ กาแฟ เพราะมันจะช่วยให้เราตาสว่าง

2.  รู้จักกระจายงาน (ไม่ใช่งานกระจาย)

เมื่อเราได้รับงานจากหัวหน้างานหรือผู้บังคับบัญชา เราต้องตีโจทย์ให้แตกว่า งานนี้จะดำเนินการให้แล้วเสร็จลุล่วงอย่างไร งานชิ้นใหญ่คงไม่สามารถทำได้โดยเราผู้เดียว เราต้องมีทีมงานที่สามารถช่วยเหลือเราได้ ซึ่งทีมงานนี้ไม่ใช่เฉพาะคนในแผนกเดียวกับเรา  องค์กรเดียวกับเรา แต่อาจจะรวมถึง suppliers ที่เป็นองค์กรภายนอกที่เราต้องติดต่อประสานงาน และเมื่อจัดสรรงานและมอบหมายงานเรียบร้อยแล้ว เราจะรู้ว่าเราควรจะติดตาม และดูแลควบคุมการทำงานของทีมได้อย่างไร เพื่อให้งานที่ออกมามีประสิทธิภาพ ทันตามเวลาที่ตั้งไว้

3. ทำแผนการทำงานและวางโครงสร้างงานออกมา

การทำแผนการทำงานออกมา จะเป็นเครื่องมืออีกอย่างหนึ่งที่จะทำให้ทีมงานของเรารู้สึกว่าเขามีความสำคัญ มีส่วนร่วมในการทำงานและความสำเร็จของทีม พวกเขาจะรู้สึกกระตือรือร้นในการทำงานเพื่อแข่งกับเวลาและรักษาเวลาในการทำงานให้ตรงตามแผนงานที่สร้างไว้

และระหว่างทำงานเราควรจัดการประชุมเพื่อติดตามความคืบหน้าในการทำงานและตรวจสอบว่าเกิดปัญหาหรือข้อติดขัดระหว่างการทำงานหรือไม่ เพื่อจะได้หาทางป้องกันและแก้ไขได้ทันท่วงที

และเมื่องานสำเร็จลุล่วงไปตามเป้าหมายแล้ว เราควรจัดทำรายงานการทำงานเพื่อประเมินผลการทำงานของเราออกมา เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลในการทำงานครั้งต่อไป หากมีสิ่งใดที่บกพร่อง เราควรบันทึกไว้ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อบกพร่องแบบเดิมซ้ำขึ้นมาอีก

4. เทคนิคการสื่อสารที่ดีมีชัยไปกว่าครึ่ง 

บางครั้งเราพบว่าการสื่อสารที่ล้มเหลวเป็นสาเหตุให้เราเสียเวลาในการทำงานไปอย่างมาก การสื่อสารเป็นหัวใจหลักของการทำงานร่วมกัน  เพราะการสื่อสารในยุคดิจิตอลนี้มีหลายทาง แต่ก่อนเราทำงานติดต่อกันได้แค่ทางโทรศัพท์ หรือแฟกซ์ทำให้เสียเวลาในการสื่อสารมาก แต่ยุคนี้การสื่อสารเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น ช่วยอำนวยความสะดวกให้คนทำงานอย่างเราๆ ได้มากทีเดียว ก็คงเป็นไหวพริบปฏิภาณหรือวิจารณญาณของแต่ละบุคคลว่าจะเลือกวิธีการสื่อสารประเภทใดและสื่อสารกับใคร ยกตัวอย่างเช่น

• งานเร่งด่วน ต้องการคำตอบเพื่อตอบเจ้านายหรือลูกค้า เราควรจะใช้โทรศัพท์ในการสื่อสาร เพราะหากเราเลือกที่จะส่งเมล์ไปถาม คำตอบที่ได้คงไม่ทันเวลา

• งานที่ต้องการข้อมูลเพื่อประกอบการคิดวิเคราะห์หรือนำเสนอ เราควรส่งเมล์เพื่อสอบถามและชี้แจงให้ละเอียดชัดเจน แต่ไม่ควรยาวยืดเยื้อจนเกินไป เพราะเสียเวลา และหากจะให้ดี เราควรโทรไปแจ้งทางปลายทางว่าเราส่งเมล์ไปสอบถามเรื่องใด และต้องการคำตอบประมาณเมื่อใด

• การพูดเพื่อซักถามติดตามงานก็เป็นอีกช่องทางการสื่อสารวิธีหนึ่ง เป็นการสื่อสารทางตรง ซึ่งวิธีการนี้ ผู้ติดตามงานควรระวังเรื่องคำพูดและอารมณ์ เพราะบางครั้งหากพูดจารุนแรงเกินไปก็อาจจะทำให้เกิดปัญหาความขัดแย้งระหว่างการทำงานได้ แทนที่จะได้งาน กลับจะได้เรื่องเพิ่มขึ้นมาอีก

5. ตั้งเวลาสำหรับทำกิจกรรม

คุณเคยสังเกตจดบันทึก หรือตั้งเวลากิจกรรมแต่ละอย่างที่คุณทำในแต่ละวันหรือไม่ว่า เราใช้เวลาในการทำกิจกรรมแต่ละประเภทนานเท่าไร หากคุณอยากทำงานให้ได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ ลองฝึกตั้งเวลาในการทำกิจกรรมแต่ละประเภทดูว่า เราจะใช้เวลาเท่าไรในการจัดการกับมัน แต่นั่น หมายถึงว่าคุณต้องรู้ธรรมชาติและรายละเอียดของกิจกรรมประเภทนั้นๆ ด้วย เพื่อที่ว่าเวลาที่คุณตั้งไว้จะได้สัมพันธ์กับเวลาที่ควรจะเป็นจริง  ตั้งเวลาในการทำงานให้กับตัวเอง ก็อย่าลืมเผื่อเวลาไว้ตั้งสำหรับการผ่อนคลายระหว่างวันด้วย เพราะถ้าทำงานอย่างเดียวจะเคร่งเครียดจนเกินไปและทำให้ชีวิตการทำงานไม่มีความสุข

แม้ว่าการทำงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดจะเป็นเรื่องที่ดีสำหรับ มนุษย์ในวัยทำงานอย่างเรา แต่ถ้ามัวแต่เคร่งเครียดอยู่กับเรื่องการทำงาน จนละเลยการดูแลสุขภาพร่างกายไปความสุขที่แท้จริงที่จะเกิดขึ้นกับชีวิตเราก็คงไม่มี เพราะหากเราทำงานดีมีประสิทธิภาพมากเพียงใด แต่สุขภาพร่างกายไม่ดี ขาดการพักผ่อนและออกกำลังกาย รางวัลที่เราจะได้รับจากการขยันและตั้งใจทำงานจนเกินคำว่า "พอดี" ก็คือ โรคภัยไข้เจ็บที่จะมาเยี่ยมเยือนเราก่อนวัยอันควรค่ะ