การประเมินผลการทำงานของพนักงานเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่ถือเป็นเรื่องสำคัญสำหรับองค์กรที่จะช่วยให้นายจ้างและพนักงานมีเป้าหมายการทำงานร่วมกัน ได้มีโอกาสทบทวนถึงเหตุการณ์ท้าทายยากลำบาก แต่สุดท้ายผ่านมาได้ รวมถึงการวางแผนการเพื่อปรับปรุงการทำงานในอนาคต 

การดำเนินการหาวิธีการตรวจสอบพนักงานที่ดีจะช่วยกระตุ้นให้พนักงานประสบความสำเร็จในอาชีพและหน้าที่การงานของพวกเขา และช่วยให้นายจ้างได้รับงานที่ดีมีคุณภาพจากสมาชิกภายในทีม  นอกจากนี้การประเมินผลพนักงานยังเป็นโอกาสในการแก้ไขปัญหาการวางรากฐานสำหรับความก้าวหน้าของสมาชิกในทีมภายในบริษัทของเรา และยังเป็นแนวทางในการสร้างเอกสารที่เป็นประโยชน์สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลอีกด้วย

แต่ในทางตรงกันข้าม หากทางนายจ้างมีการประเมินผลพนักงานไม่ดี ไม่ยุติธรรม ไม่ซื่อสัตย์ ตรงไปตรงมา ก็อาจเป็นสาเหตุให้พนักงานรู้สึกสับสน หดหู่  จนไม่อยากมีส่วนร่วมกับองค์กรเลยก็ได้ และนั่นทำให้ศักยภาพในการทำงานลดลง

ดังนั้น ถือเป็นหน้าที่ที่สำคัญของฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประเมินผลพนักงานมีวิธีการประเมินที่เหมาะสมเพื่อจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรและพนักงานภายในองค์กร แต่หากคุณยังไม่มั่นใจถึงวิธีการที่คุณกำลังใช้ประเมินผลพนักงานของคุณอยู่ ลองดู 6 คำแนะนำนี้และลองเลือกนำไปปรับใช้กันดูค่ะ

1. เตรียมข้อเสนอแนะล่วงหน้า

อย่าพกความมั่นใจมาเต็มกระเป๋าจนปราศจากแผนการประเมินหรือแบบฟอร์มใด ๆ เมื่อถึงเวลาที่ต้องประเมินผลพนักงาน คุณควรจัดเตรียมแบบฟอร์มการประเมินผลของพนักงาน  และไม่ควรวางแผนที่จะกรอกแบบฟอร์มการประเมินผลของพนักงานในระหว่างการประชุม แต่คุณควรจะใช้เวลารวบรวมความคิดและข้อเสนอแนะของคุณล่วงหน้าและใช้เอกสารการประเมินของคุณเป็นกรอบสำหรับการประชุม โดยการแสดงความคิดเห็นทั้งหมดที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ก็จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าการประชุมยังอยู่ในกรอบที่คุณวางแผนไว้และคุณจะไม่พลาดจุดสำคัญใด ๆ ไปเลย “จงคุมเกมการประเมินให้พวกเขายอมรับด้วยความเต็มใจ แต่อย่าทำให้พวกเขารู้สึกจำยอมกับผลการประเมินของคุณ”

2. ตั้งข้อสังเกตที่ชัดเจนและกระชับรัดกุม

ในเวลาที่ทำการประเมินผลพนักงาน หากคุณไม่ได้ประเมินโดยตรงและโปร่งใส อาจมีความเสี่ยงที่พนักงานของคุณจะเดินออกจากการประชุมและพกความสับสนในเป้าหมายออกไปจากห้องประชุมด้วยก็เป็นได้ หรือไม่ก็เกิดความเข้าใจผิดเกี่ยวกับความคาดหวังของคุณ ซึ่งวิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้เกิดความชัดเจนได้ คือ การใช้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณประเมินเรื่องเวลาในการทำงานของพนักงานคนนั้น คุณควรจะยกตัวอย่างข้อกำหนดเรื่องเวลาในการทำงานที่ทางบริษัทกำหนดเอาไว้ ประกอบกับยกตัวอย่างการประเมินเคสเดียวกันที่ต้องรับผลการประเมินเช่นเดียวกันด้วย เพื่อให้พนักงานมีความเข้าใจที่ถูกต้องว่า บริษัทมีความชัดเจนและโปร่งใสในการประเมินพนักงานทุกคน วาดกรอบเพื่อให้พนักงานเห็นว่าคุณมีขอบเขตและเป้าหมายการประเมินที่ชัดเจน หากคุณทำเช่นนี้พวกเขาจะรับรู้ได้ทันทีเลยว่าคุณสามารถทราบและตรวจสอบได้ว่าพวกเขาประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว

3. ทำสำเนาแบบฟอร์มการประเมินฉบับสมบูรณ์ให้พนักงาน

ในระหว่างการประเมินผลการทำงานของพนักงาน คุณควรจะจัดเอกสารฉบับสมบูรณ์มาให้พร้อม และเมื่อการประเมินสิ้นสุดลงขอให้นำส่งสำเนาผลการประเมินให้พนักงานด้วย เพื่อพวกเขาจะได้รู้ว่า พวกเขาถูกประเมินอย่างไร มีสิ่งใดที่ต้องปรับปรุงแก้ไข นอกจากนี้สำเนาการประเมินผลยังใช้อ้างอิงกำหนดให้พวกเขาอยู่ในกรอบการติดตาม เพื่อปรับปรุงการทำงานที่คุณได้วางไว้

4. การประชุมตรวจสอบพนักงานควรเป็นการสื่อสารสองทาง

เมื่อไรก็ตามที่คุณต้องประเมินผลพนักงาน อย่าเอาแต่พูดชี้จุดบกพร่องของพวกเขาแต่เพียงฝ่ายเดียว คุณควรเปิดโอกาสให้พนักงานได้พูดโต้ตอบเพื่อแสดงความคิดเห็นของพวกเขา ยกตัวอย่างเช่น จุดแข็งที่สุดของพวกเขา สิ่งท้าทายที่คิดว่ายอดเยี่ยมที่สุด รวมถึงสถานที่ที่พวกเขาเชื่อว่าพวกเขาควรจะปรับปรุงในภายภาคหน้า

หากคุณเปิดโอกาสให้พวกเขาพูดแล้วยังไม่มีผู้ใดกล้าพูดอาจใช้วิธีการกระตุ้นให้พวกเขามีส่วนร่วมโดยการตั้งคำถาม เช่น

• ถ้าคิดย้อนกลับไปอะไรเป็นความภาคภูมิใจที่สุดที่พวกคุณมี
• คุณคิดว่าความก้าวหน้าที่ผ่านมาในอดีตของคุณคือสิ่งไหน
• คุณคิดว่าสิ่งไหนเป็นสิ่งที่คุณควรปรับปรุงมากที่สุด
• มีอะไรที่เราพอจะช่วยให้คุณไปถึงเป้าหมายได้บ้าง

5. ทิ้งอดีตอันผิดพลาดเปิดโอกาสแก้ไขมุ่งเน้นไปที่อนาคต

คุณอาจจะกำลังประชุมเพื่ออภิปรายในเชิงลบ เช่น ความล้มเหลวบางจุดที่พนักงานถูกประเมินคะแนนที่ต่ำ แน่นอนว่าไม่มีใครอยากให้สิ่งนี้เกิดขึ้น เพราะการประเมินในเชิงลบจะเกิดความไม่สบายใจทั้งกับผู้ถูกประเมินหรือแม้กระทั่งตัวผู้ประเมินเองก็ไม่สบายใจด้วยเช่นกัน แต่มันคือหน้าที่ที่ต้องทำ แต่ขอให้มองว่าการประเมินเพื่อหาจุดบกพร่องในการทำงานวันนี้ จะนำไปสู่การพัฒนาและปรับปรุง เพื่อเพิ่มศักยภาพในการทำงานของพนักงาน จุดบกพร่องที่พบต้องได้รับการแก้ไข เมื่อคุณได้พูดคุยข้อบกพร่องเหล่านี้กับพนักงานแล้ว ต่อไปคุณต้องร่างเป้าหมายใหม่และถ่ายทอดแผนของคุณให้พนักงานได้ทราบถึงแนวทางการปฏิบัติ ต้องทำให้พนักงานเข้าใจว่า คุณอยู่ข้าง ๆ พวกเขา คุณต้องการให้พวกเขาประสบความสำเร็จและคุณพร้อมเสมอที่จะเป็นที่ปรึกษาคอยให้คำแนะนำอยู่ตลอดเวลาเมื่อพวกเขาต้องการ  การทำเช่นนี้จะทำให้พนักงานไม่รู้สึกท้อแท้แม้ว่าจะถูกประเมินไปในทางลบก็ตาม

6. ประเมินบ่อยๆ ค่อยๆ แก้ไข

คุณควรจะจัดการประเมินผลการทำงานของพนักงานให้บ่อยมากขึ้น เช่น รายสัปดาห์, รายเดือน, รายไตรมาส, ครึ่งปี แล้วค่อยขยับเป็นการประเมินปลายปี  การทำเช่นนี้เป็นผลดีทั้งต่อตัวคุณและพนักงานที่ถูกประเมิน เพราะระหว่างทำงานหากเกิดข้อผิดพลาดจะได้แก้ไขแต่เนิ่น ๆ ไม่ต้องปล่อยทิ้งไว้จนแก้ไขไม่ได้ ส่วนตัวพนักงานเองก็จะรู้สึกกระตือรือร้นที่จะทำงาน มี active อยู่ตลอดเวลา และคุ้นชินกับการถูกประเมินไม่ว่าจะเป็นบวกหรือลบก็ตาม

การประเมินผลการทำงานของพนักงานไม่ใช่อาวุธที่จะใช้ทิ่มแทงจิตใจของพนักงานผู้ถูกประเมิน หากคุณรู้จักใช้มันอย่างถูกวิธี ก็จะช่วยให้เห็นข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน เมื่อพบก็นำมาแก้ไข ปรับปรุงเพื่อเพิ่มศักยภาพการทำงานของพนักงาน ซึ่งจะเป็นผลดีกับองค์กรด้วยเช่นกัน ดังนั้น เราต้องสร้างสมดุลของการวิจารณ์ ไม่ว่าการวิจารณ์เชิงบวกหรือเชิงลบ จงใช้มันด้วยความตรงไปตรงมาและซื่อสัตย์ นั่นแหละจะทำให้บริษัทบรรลุเป้าหมายและเติบโตไปด้วยกัน