สำหรับใครที่กำลังประสบปัญหางานล้น ทำไม่ทัน งานไม่สำเร็จ สิ่งสำคัญในการบริหารงานให้สำเร็จนั้น ไม่ได้อยู่ที่ปริมาณงานที่ต้องทำให้เสร็จ แต่อยู่ที่ “สมาธิ”  “การจัดการตัวเอง” และมุมมองต่องานที่อยู่ข้างหน้า การรู้จักจัดการตนเอง จะช่วยให้เราเป็นอิสระมากขึ้น และสามารถแสดงศักยภาพ พร้อมประสบการณ์ได้อย่างเต็มที่กับชีวิต

สิ่งที่ควรจัดการตัวเองเพื่องานดี งานเสร็จ มีประสิทธิภาพ

1. จับความคิด Capture

ดึงความสับสนของงานที่อยู่ในสภาวะการตึงเครียด จากงานล้น ทำให้เราคิดไม่ออกภายใต้เวลาที่จำกัด จนทำให้เราไม่มีสมาธิ ต้องทำความเข้าใจก่อนว่า สมองของคนเรามีไว้ให้คิดไม่ได้เก็บความคิด ความคิดจะไหลมาตลอดเวลา สังเกตได้ว่าเราจะคิดได้ดีเมื่อสมองปลอดโปร่ง เราจะคิดได้ดี เมื่อเราไม่พยายามคิด ดังนั้นอย่าพยายามจำ เพื่อให้สมองเรามีพื้นที่ในการคิดสร้างสรรค์ ส่วนวิธีการจำเราสามารถจดสิ่งที่ต้องจำใส่สมุดบันทึกพกพา จดโน้ต ใช้แอพจดบันทึกมาช่วยในการจำของเรา เพราะยิ่งพยายามจำข้อมูลมากขึ้นเท่าไรจะยิ่งทำให้ความคิดเราน้อยลงเท่านั้น เราไม่สามารถจดจำข้อมูลปริมาณมากได้ ควรมีพื้นที่สำหรับปล่อยไอเดียความคิดสร้างสรรค์ดีกว่า 

2. จัดระเบียบ Organize

การจัดระเบียบงานจะช่วยให้เราทำงานได้ดีขึ้น งานไหนที่ต้องทำเองหรือมอบหมายให้คนอื่นทำ โดยการย่อยชิ้นงานออกมาเป็นโปรเจค กำหนดขอบเขตงานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง งบประมาณ เวลาประเมินความเสี่ยง เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

3. ทบทวน Reflect

การทบทวนเป็นการเปิดช่องว่างของความคาดหวังกับความจริง สิ่งที่เราต้องการหรือเกิดขึ้น เราเรียนรู้ทบทวนเพื่อลดความผิดพลาด สังเกตุดูว่าที่ผ่านมางานชิ้นไหนเป็นอย่างไร ทีมงานมีปัญหาเรื่องใดหรือไม่ รวมถึงทีมงานคนใดเหมาะสมกับงานรูปแบบไหน เราได้เรียนรู้อะไรจากตรงนั้นบ้าง จะได้แก้ไขพัฒนา ปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น การทบทวนจะช่วยให้เรามีมุมมองใหม่ๆ เพื่อแก้ไข ให้งานสำเร็จ เสร็จลุล่วงตามเป้าหมายและดีขึ้นได้

4. ลงมือทำ Engage

สิ่งสำคัญในการทำงานให้เสร็จลุล่วงได้ คือ การลงมือทำ ซึ่งเราต้องรู้ก่อนว่า ควรจะทำอะไรก่อนหลัง ทำงานที่ไหน เครื่องมือมีอะไรบ้าง และมันจะออกมาหน้าตาเป็นอย่างไร การมีแผนความคิดหรือเป้าหมายในสมอง จะทำให้เรามีแรงขับเคลื่อน ทำงานสำคัญเร่งด่วนให้มีประสิทธิภาพได้

5. เวลา Time

เวลาจะเป็นสิ่งสำคัญในการกำหนด แบ่งงานเร่งด่วน ว่างานชิ้นไหนสำคัญและต้องทำทันที ควรมีการจัดลำดับความสำคัญ เช่น งานสำคัญเร่งด่วนต้องทำทันทีก็ลงมือทำงานชิ้นนั้นก่อน  ต่อมาพิจารณาต่อว่า งานไหนที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ควรวางแผนโปรเจคถัดไป เช่น หัวข้อต่างๆ ในการประชุม งานนี้คุณสามารถจ่ายให้ทีมงานช่วยเหลือได้ เพื่อเตรียมข้อมูลแล้วคุณค่อยมาเพิ่มเติมรายละเอียดภายหลัง รวมถึงงาน ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน หากสามาถจัดให้คนอื่นทำแทนเราได้ก็ควรทำ และค่อยมาตรวจสอบภายหลัง เพื่อป้องกันความผิดพลาด ส่วนที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนเลย เช่น งานถ่ายเอกสาร เคลียร์เอกสารง่ายๆ สามารถให้ทีมงานทำได้ควรแบ่งให้ทีมงานเข้ามารับผิดชอบจัดการส่วนนี้แทน

เมื่อเราจัดการบริหารตนเอง รู้จักวางแผนและบริหารทีมงาน โดยนำหลักการทั้ง 5 ข้อนี้ ไปประยุกต์ใช้จะทำให้งานที่คั่งค้าง งานล้น สามารถสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายได้ หากบริหารเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์ เราจะมีเวลาพักผ่อน ทำสิ่งอื่นๆ ใช้ชีวิตที่มีอยู่ให้เกิดความสมดุล โดยที่สำเร็จทั้งงานและชีวิตแฮปปี้ ลองนำไปปรับใช้กับองค์กรดูนะคะ