ไม่ว่าคุณจะประกอบธุรกิจส่วนตัว หรือพนักงานประจำ สิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันมีมากมาย หากไม่รู้จักจัดลำดับความสำคัญของงาน แบบ “High Priority” อาจทำให้คุณล้มเหลวในการอาชีพการงานก็ได้

จริงอยู่การรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องยากและท้าทาย แต่หากวางแผนจัดการได้จะทำให้งานออกมาอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลสูงสุด และนำไปสู่การใช้เวลาอย่างประสบความสำเร็จ และต่อไปนี้ คือ เคล็ดลับ 6 ข้อที่จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. เคารพและรักษาเวลา

ปัจจัยที่สำคัญในการทำงานให้กับลูกค้า คือ “การรักษาเวลา” หากใกล้ถึงกำหนดเส้นตาย และมีแนวโน้มจะไม่ทันตามเวลาที่รับปากกับลูกค้าไว้ ควรเพิ่มความเร่งด่วนเข้าไป เพื่อรักษาและมอบความประทับใจให้กับลูกค้าในฐานะของฟรีแลนซ์ที่รับงานอิสระ คุณต้องยึดมั่นในความรับผิดชอบในการทำงานทั้งหมด จัดเวลาให้เหมาะสม หากประเมินแล้วว่า ไม่สามารถทำได้ทันเวลาที่ลูกค้ากำหนด ขอให้แจ้งลูกค้า อย่ารับปากเพราะอยากได้งาน หากทำไม่ทัน นอกจากจะเสียชื่อเสียงแล้ว คุณอาจจะไม่ได้รับโอกาสในสายงานอีกเลยก็ได้“คนที่ทำงานหนักและฉลาดจะพิจารณาจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อที่พวกเขาจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากงาน ในการดำเนินธุรกิจอิสระให้ประสบความสำเร็จ”

2. ขีดเส้นตายของเหตุการณ์สำคัญ

แยกงานที่จำเป็นในการทำและแบ่งออกเป็นขั้นตอนหรือส่วนต่างๆ โดยการกำหนดเส้นตายให้แต่ละส่วน เพื่อบรรลุเป้าหมายสำคัญที่จะช่วยให้คุณก้าวไปสู่ขั้นตอนต่อไป และใช้กำหนดเวลานี้เป็นตัวกำหนดลำดับความสำคัญของงานอีกทีหนึ่ง ด้วยวิธีการเช่นนี้ จะทำให้คุณมองเห็น “เส้นตายสุดท้าย” ที่อาจดูเหมือนว่าอยู่ไกลออกไปในอนาคต ทำให้คุณมีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนเล็กๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการและสิ่งที่คุณต้องทำการวางแผนงานอย่างรัดกุมและมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญได้ดี เพราะจะช่วยให้คุณสามารถพิจารณางานทั้งหมดได้โดยละเอียด เพื่อที่คุณจะได้แยกส่วนของงานทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ

3. พิจารณาผลกระทบที่เกิดตามมา

บางครั้ง การที่คุณ handle งานหลายอย่างอยู่ในมือ คุณอาจเกิดความกดดันและไม่มั่นใจ ว่าคุณจะสามารถจัดการงานทุกอย่างได้ลุล่วงได้อย่างไร ให้พิจารณาผลของการทำงานเสียหายที่จะเกิดขึ้น หากงานเสร็จไม่ทันตามกำหนดเวลาหากคุณถืองานที่มีความสำคัญมากจนไม่สามารถผิดพลาดในการส่งงานได้ ในขณะเดียวกันคุณมีกำหนดเวลางานที่ต้องส่งตามกำหนด แต่อาจจะมีความยืดหยุ่นทางด้านเวลาของลูกค้าอยู่บ้าง บางครั้ง คุณต้องลองชั่งน้ำหนักดูที่จะรักษางานใหญ่ไว้ และอาจจะขอเลื่อนกำหนดส่งงานกับลูกค้าอีกรายหนึ่งออกไป ซึ่งหลักการพิจารณานี้ ควรดูที่ความสัมพันธ์กับลูกค้า เพราะหากเป็นลูกค้าที่ทำงานด้วยกันมาระยะหนึ่ง และคุณไม่เคยขอเลื่อนการส่งงานเลย ครั้งนี้ลูกค้าอาจจะเข้าใจคุณ ว่าคุณมีความจำเป็นจริงๆ หรือหากลูกค้ารายใหม่ที่คุณเพิ่งร่วมงานด้วยเป็นครั้งแรก ดังนั้น ความสำคัญระหว่างคุณกับลูกค้าถือว่ามีค่อนข้างมากเพียงพอที่คุณจะปรับเปลี่ยนแผนงานรอบตัว เพื่อให้งานของลูกค้ารายใหม่สำเร็จลุล่วงตามกำหนดเวลาที่วางไว้และได้รับความไว้วางใจจากลูกค้ารายใหม่ ทำให้อาจได้รับงานอย่างต่อเนื่อง

4. พิจารณาเงื่อนไขการชำระเงิน

หากคุณเป็นฟรีแลนซ์ คุณจะต้องพิจารณาสถานการณ์กระแสเงินสดของคุณอยู่เสมอ ดังนั้น การพิจารณาสถานการณ์เกี่ยวกับเงินและวิธีการชำระเงินจะช่วยให้คุณรู้ว่าคุณต้องดำเนินการอะไร  เพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินได้อย่างราบรื่น 

5. พิจารณาเวลาที่ต้องการ

อาจมีบางครั้งที่คุณมีงานเร่งด่วนเท่าๆ กัน อย่างไรก็ตามแม้ว่าจะเร่งด่วนพอๆ กัน แต่ก็อาจไม่ต้องใช้เวลาในการดำเนินการเท่ากัน การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ใช้เวลาน้อยในการทำให้เสร็จเพื่อที่จะได้ข้ามรายการไปและสามารถโฟกัสกับงานที่เหลือได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

6. กำหนดเป้าหมายรายเดือนและทำงานย้อนหลัง

กระบวนการนี้จะง่ายขึ้นเล็กน้อย หากคุณดูภาพรวมก่อนตั้งค่ารายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันใดวันหนึ่ง ลองเริ่มจากเป้าหมายรายเดือนว่าต้องทำอะไรบ้าง จากนั้นดูที่การกระทำหรืองานเฉพาะที่ต้องทำเพื่อไปสู่เป้าหมายนี้ นอกจากนี้คุณอาจต้องการบรรลุเป้าหมายทางการเงินดังนั้นคุณต้องพิจารณาจัดลำดับความสำคัญของงานที่คุ้มค่าและยั่งยืนที่สุด 

การจัดลำดับความสำคัญของงานจะช่วยคุณในการพัฒนาตนเองและคุณต้องใช้เวลาพอสมควรในการคิดแนวคิดและกลยุทธ์ใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ จากการจัดลำดับความสำคัญของงานคุณจะมีเวลาเหลือมากในการทำงานเพื่อเพิ่มผลผลิต การจับตาดูผลลัพธ์ก่อนหน้าโดยละเอียดของคุณจะช่วยให้คุณมองข้ามธุรกิจอิสระของคุณไปในทางที่ดีขึ้นเพื่อให้มีประสิทธิผลและดำเนินการได้