การบริหารแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัท อาจดูเป็นงานที่ยุ่งยาก เพราะเมื่อไรก็ตามที่มี “คน” เข้ามาเกี่ยวข้อง ทีมงานบริหารทรัพยากรบุคคลต้องมีเทคนิคและจิตวิทยาในการทำงานระดับสูง และปริมาณงานที่ต้องรับผิดชอบก็มีมากเพราะต้องคอยดูแลบุคลากรทั้งหมดขององค์กร ตั้งแต่ระดับล่างจนถึงระดับสูงสุด อาทิเช่น การสรรหาพนักงาน, การจัดกิจกรรมของบริษัท, การคิดเงินเดือนพนักงาน, วันลาสวัสดิการพนักงาน, ออกกฎระเบียบข้อบังคับ และอื่น ๆ จิปาถะ เพราะฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำหน้าที่เหมือนเป็นแม่บ้านและฝ่ายปกครองไปในเวลาเดียวกัน

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจต้องมีความยากลำบากในการทำงาน เนื่องจากมีปริมาณงานที่มากและหลากหลาย แต่วันนี้ เราจะแนะนำวิธีการจัดการงานทรัพยากรบุคคลให้เป็นเรื่องง่าย ๆ แถมยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อีกด้วย 6 แนวคิดง่าย ๆ มีดังนี้ค่ะ

เชื่อในพลังโซเชี่ยล

ยุคนี้โลกไปไกลกว่าเก่ามากแล้ว เราไม่สามารถปิดกั้นโซเชี่ยลได้แล้ว เพราะโซเชี่ยลไม่ได้มีข้อจำกัดแค่การโพสต์,แชร์ หรือคอมเมนต์เพื่อความเพลิดเพลินบันเทิงใจเท่านั้น แต่เรายังใช้เป็นเครื่องมือในการทำงาน ใช้สรรหาบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถเฉพาะทางได้จากโลกโซเชี่ยลนี่แหละค่ะ การสรรหาผ่านสื่อโซเชียลไม่เพียงแต่ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างงานบริษัทจัดหางานเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความยุ่งยากในการวางโฆษณาทางสื่อสิ่งพิมพ์อีกด้วย การใช้แพลตฟอร์มและเครือข่ายโซเชียลสามารถลดเวลาที่ใช้ในการจ้างคนใหม่ ๆ ซึ่งจะทำให้คุณมีเวลาไปโฟกัส ทำงานอย่างอื่นที่สำคัญมากกว่าได้มากขึ้น 

ยกตัวอย่างเช่นการจ้างงานผ่าน Linkedln นอกจากจะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการสรรหาพนักงานแล้ว ยังสามารถมั่นใจได้ว่าโปรไฟล์ของบุคคลเหล่านั้นสามารถเชื่อถือได้เพราะทาง Linkedin ได้มีการตรวจสอบและกรองคุณสมบัติผู้สมัครมาให้เราแล้ว เห็นมั้ยล่ะคะว่ามันง่ายมาก หากเราเปิดใจและเลือกใช้สื่อโซเชี่ยลให้ถูกหลัก เราก็จะสัมผัสได้ถึงพลังของโซเชี่ยลว่ามีมากขนาดไหนในโลกปัจจุบันนี้

กล่าวแสดงความคิดเห็นและประเมินพนักงานอย่างสม่ำเสมอ

การประเมินให้คำติชมกับพนักงานอย่างต่อเนื่อง อาจดูสิ้นเปลืองเวลา แต่ถ้าดูภาพรวมจะเห็นว่าการทำเช่นนี้จะให้ผลดีในระยะยาว การสื่อสารที่บ่อยครั้งสามารถทำให้ทุกอย่างรวดเร็วขึ้นเนื่องจากพนักงานจะได้รับการปรับปรุงเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาและยิ่งพวกเขาได้รับแจ้งเร็วเท่าไหร่พวกเขาก็จะตอบสนองเร็วขึ้นและทำการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขได้ดีขึ้นด้วย ข้อเสนอแนะที่ทันต่อสถานการณ์การทำงานในปัจจุบันจะทำให้การประเมินพนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด

ป้อนข้อมูลพื้นฐานให้พนักงานแก้ไขปัญหาเองได้

คงไม่ใช่เรื่องสนุก หากฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมานั่งตอบคำถาม ข้อสงสัยซ้ำ ๆ ของพนักงานตลอดทั้งวัน จนไม่มีเวลาไปทำงานสำคัญอย่างอื่น ดังนั้น เป็นหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ที่จะหาวิธีการป้อนข้อมูลพื้นฐานให้พนักงานได้รับรู้ สอนพนักงานว่าจะทำอย่างไร จะไปที่ไหนเมื่อมีคำถามหรือต้องการทำอะไร บางครั้ง คุณอาจต้องทำถึงขนาดสร้างฐานข้อมูลออกมาเพื่อบอกให้พนักงานทราบถึงวิธีการเข้าถึงสิทธิประโยชน์ของพวกเขา ซึ่งจะทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นงานสำคัญอื่น ๆ  
ใช้เทคโนโลยีให้มีประโยชน์สูงสุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร

คุณรู้สึกเบื่อบ้างไหมกับการที่จะต้องมานั่งทำงานเอกสารหรือโต้ตอบอีเมล์ที่มีความซ้ำซากจำเจตลอดๆ  นี่มันยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการใช้ชีวิตของคนไปเกินกว่าครึ่งแล้ว แล้วทำไมไม่ใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ให้มีประโยชน์สูงสุดล่ะ อย่าจ่ายเงินซื้ออุปกรณ์หลักล้าน แล้วใช้ประโยชน์จากมันแค่หลักหมื่น การเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลาของคุณ แต่ยังช่วยให้พนักงานจัดการเวลาในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย  โดยธรรมชาติของคนแล้วไม่ชอบที่จะต้องมานั่งเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ ที่มีความซับซ้อนและเข้าใจยาก ดังนั้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องคิดหาวิธีการที่จะสร้างแรงจูงใจให้พนักงานอยากเรียนรู้ที่จะใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ โดยอาจนำเสนอวีดีโอสั้น ๆ ที่กระชับ เข้าใจง่ายซึ่งจะอธิบายทุกอย่างอย่างชัดเจน การทำวีดีโอสั้น ๆ ทำให้พนักงานอยากมีส่วนร่วมในการสื่อสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารมากขึ้น ทำให้พนักงานไม่เบื่อ รับรู้และเข้าใจเนื้อหาง่ายยิ่งขึ้น  

ตัวอย่างเช่นเวลาคุณไปสอบใบขับขี่กับกรมการขนส่งทางบก ลองคิดดูสิ หากเวลาที่คุณเข้ารับการอบรมแล้วมีเจ้าหน้าที่เข้ามาบรรยายถึงกฎหมายจราจรให้คุณฟัง ไม่ถึง 10 นาทีคุณคงหลับไปแล้วและก็จำอะไรแทบไม่ได้เลย แต่กรมการขนส่งทางบกเลือกที่จะทำเป็นวีดีโอสั้น ๆ สื่อสารให้คุณเห็นถึงตัวอย่างของการใช้รถใช้ถนนที่ถูกต้องและไม่ถูกต้อง ทำให้จดจำได้แม่นยำมากขึ้น

จ้างบุคคลภายนอกเข้ามาช่วยหากเกินกำลังความสามารถ

ปฏิเสธไม่ได้ว่างานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลนั้นเต็มไปด้วยความรับผิดชอบที่หลากหลาย เป็นงานที่ยากลำบากและบางอย่างต้องทำกลับไปกลับมาทำให้มีขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยาก เช่นการบันทึกการฝึกอบรมพนักงาน อย่างไรก็ตาม คงเป็นเรื่องดีไม่ใช่น้อย หากมีทีมงานหรือบุคคลที่มีความรู้ความสามารถเฉพาะด้านเข้ามาให้ความรู้เพื่อแนะนำวิธีการทำงานที่สะดวกและง่ายขึ้น ซึ่งคุณสามารถทำได้โดยผ่านการจ้างหน่วยงานมืออาชีพจากภายนอก  ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจจ้างบริษัท IT จากภายนอกที่มีความรู้ความสามารถด้าน IT เข้ามาฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT ให้กับพนักงานของคุณ   หรืออย่างบางบริษัทที่มีการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน ก็อาจจะทำการซื้อลิขสิทธิ์โปรแกรมนั้น ๆ จากบริษัท IT และจะมีเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญเข้ามาอบรมให้ความรู้ในการใช้งานกับพนักงานทุกคนด้วย

ใช้ระบบอัตโนมัติเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นว่าลักษณะงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารของพนักงานทั้งองค์กร ทำให้จำเป็นต้องใช้ระเวลาในการทำงานค่อนข้างมาก แต่คงเป็นเรื่องดีไม่น้อยหากคุณสามารถลดเวลากับการทำงานเหล่านี้ลงไป และเอาเวลาที่เหลือไปเร่งทำงานในส่วนอื่น ๆ ที่สำคัญไม่แพ้กันได้

การนำระบบการทำงานแบบออนไลน์หรือการพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อจัดการกับงานประจำสามารถ่ช่วยให้การฝึกอบรมและการสื่อสารเป็นไปได้โดยอัตโนมัติ ประหยัดเวลาไปได้เยอะเลย เพช่วยยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำงานสะดวกรวดเร็วขึ้น สามารถจัดการเวลาและทำงานได้อย่างมีปรสิทธิ

เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้แล้ว เห็นมั้ยล่ะคะว่าการทำงานในหน้าที่ของฝ่ายทรพัยากรบุคคลนั้นไม่ยุ่งยากอย่างที่คิดกันเลย หากเราเลือกใช้ทรัพยากรอย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพ ก็สามารถทำให้งานทั้งหมดง่ายขึ้นมาก ทีนี้ล่ะ ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ จะมีทรัพยากรมนุษย์มากหรือน้อย หากคุณนำเทคนิคดี ๆ เหล่านี้ไปปรับใช้กันละก็ เชื่อมั่นได้เลยค่ะว่าคุณจะเป็นฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีศักยภาพในการทำงานที่สูงมาก สามารถจัดการกับงานต่าง ๆ ที่เข้ามาได้อย่างแน่นอน

“หากเราเปิดใจที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ ที่จะผ่านเข้ามาในชีวิตเรา คงไม่มีคำว่าเป็นไปไม่ได้ และคำว่ายากสำหรับคุณ”