บ่อยครั้งที่เรามักพบปัญหาในที่ทำงาน ที่เกิดจากการสื่อสารบกพร่อง จนนำมาสู่การสื่อสารไม่ตรงกัน เกิดความสับสนวุ่นวายจนส่งผลร้าย กระทบกับการประสานงาน ไม่เกิดแรงจูงใจในการทำงาน หากปล่อยไว้เนิ่นนานจะส่งผลระยะยาวในองค์กรและธุรกิจได้ ดังนั้น เราควรรอบรู้ถึงสาเหตุหลักๆ ในการสื่อสารที่คนทำงานมักพบเจอ ว่ามีอะไรบ้าง เพื่อรับมือและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาบานปลายในองค์กรได้

1. วัตถุประสงค์ไม่ชัดเจน

การมอบหมายงานใดๆ ให้กับพนักงานแต่ละคน ควรมีความชัดเจน และเหมาะสมกับหน้าที่ความรับผิดชอบในสายงานนั้นๆ เพื่อให้งานที่ออกมามีประสิทธิภาพ หากรายละเอียดงานไม่ชัดเจนเพียงพอ อาจทำให้พนักงานสับสนและหงุดหงิด ท้ายที่สุดอาจจบลงด้วยการทำงานที่ต่ำกว่ามาตรฐาน เพราะทำงานโดยไม่มีเป้าหมาย นอกเหนือจากการมอบหมายงานให้สอดคล้องกับตำแหน่งงานแล้ว พนักงานยังจำเป็นต้องตระหนักถึงวัตถุประสงค์และเป้าหมายหลักของบริษัทด้วย โดยการทำเช่นนี้ ไม่เพียงแต่ช่วยให้การสื่อสานในสถานที่ทำงานดีขึ้นเท่านั้น พนักงานยังสามารถปรับตัวให้เข้ากับวัตถุประสงค์ของบริษัทได้ เพื่อให้พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมในความก้าวหน้าและความสำเร็จในหน้าที่การงานของพวกเขาด้วย

2. ภาวะผู้นำไม่ดี

ผู้นำถือว่าเป็นกุญแจสำคัญในการชี้นำแนวทางหรือกำหนดทิศทางให้กับพนักงาน สมาชิกพนักงาน อย่างไรก็ตาม ถ้าคนที่ได้รับบทบาทการจัดการเป็นผู้นำที่ไม่ดีก็มีโอกาสสูงที่การสื่อสารในที่ทำงานจะลดลง ในขณะที่ผู้นำที่ดีสามารถเป็นแบบอย่างที่ดีและสามารถจูงใจพนักงาน โดยลักษณะของผู้นำที่ดี ควรมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์, มีความเสียสละ, มีความกล้าหาญเด็ดขาด, มีมนุษยสัมพันธ์, มีความตื่นตัวแต่ไม่ตื่นตูม, มีความสุขุม, สามารถเข้าถึงได้และรับฟังความคิดเห็นของพนักงาน 

3. ความหลากหลายทางวัฒนธรรมในที่ทำงาน

โลกกำลังเล็กลงและสภาพแวดล้อมในการทำงานก็มีความหลากหลายมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่แปลกที่จะพบบุคคลที่มาจากวัฒนธรรมต่างเชื้อชาติ ความเชื่อทางศาสนา เพศ และคนอื่นๆ ที่ทำงานในพื้นที่ทำงานเดียวกัน สำหรับบริษัทเดียวกัน แม้ว่าความหลากหลายนั้นเป็นการพัฒนาที่ดี แต่ก็มีความท้าทายอยู่บ้าง รวมถึงโอกาสในการสื่อสารที่ไม่ดีในที่ทำงาน  ผู้คนที่แตกต่างกันจากภูมิหลังที่แตกต่างกันจะถ่ายทอดข้อความในรูปแบบที่แตกต่างกัน การตีความข้อความจะแตกต่างกันด้วย

4. พนักงานถูกมองข้าม

เมื่อพนักงานอยู่แบบไร้ตัวตน รู้สึกว่าตนเองไร้ค่า ถูกมองข้าม ไม่ได้รับความใส่ใจในการทำงานและองค์กรแล้ว พวกเขาจะทำงานไม่เต็มความรู้ความสามารถที่มี เพราะรู้สึกว่าทำไปก็ไม่มีใครมองเห็น  เมื่อพนักงานของคุณเป็นเช่นนี้ จงหาโอกาสที่จะพบปะพูดคุยกับพวกเขาเหล่านั้น เพื่อเรียกความมั่นใจของพวกเขากลับมาอีกครั้งหนึ่ง ให้พวกเขากลับมารู้สึกถึงคุณค่าในตัวเอง และดึงศักยภาพในการทำงานของตัวเองออกมาใช้อย่างเต็มความสามารถ เพื่อช่วยให้บริษัทก้าวไปข้างหน้า

5. ปัญหาส่วนตัวและความท้าทายของพนักงาน

พนักงานบางคนมีปัญหาส่วนตัวถาโถม รุมเร้าเข้ามา ทำให้ความสนใจในการทำงานลดน้อยลงเพราะถูกรบกวนด้วยปัญหาส่วนตัว ปัญหาที่พวกเขาเผชิญอยู่ อาจจะเป็นปัญหาครอบครัว, ปัญหาสุขภาพรุมเร้า, ปัญหาความขัดแย้งของเพื่อนร่วมงาน เมื่อคุณสังเกตเห็นเหตุการณ์นี้ คุณอาจให้โอกาสพวกเขาได้มีเวลามากขึ้นในการสะสางปัญหาส่วนตัว เมื่อพวกเขาจัดการปัญหาส่วนตัวคลี่คลายลงแล้ว ก็จะสามารถกลับมาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

เมื่อการสื่อสารที่ไม่ดีเกิดขึ้น สิ่งสำคัญ คือ การมองหาสาเหตุของมัน ด้วยการตระหนักและเรียนรู้ มองหาข้อเท็จจริง เพื่อจะชี้ประเด็นปัญหา หากบริษัททำเช่นนี้ ก็จะสามารถแก้ปัญหาที่ต้นตอ เพื่อยับยั้งการแตกสลายของการสื่อสารในที่ทำงานได้