การสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพ ต้องเข้าใจพฤติกรรมของคนที่ต้องมาปฏิบัติทำงานร่วมกัน  เพราะส่วนหนึ่งของความสำเร็จในงาน ไม่ใช่แต่เพียงหาคนที่มีทักษะในการทำหน้าที่ต่างๆ มาทำงานร่วมกันเท่านั้น แต่การมีทีมที่ดีหรือทีมเวิร์คต่างหาก ที่จะทำให้งานสำเร็จตามเป้าหมายได้ เพราะการทำงานต้องประสานงานหลายฝ่ายให้สำเร็จ ดังนั้น การกระจายงานอย่างมีคุณภาพ ถือเป็นความท้าทายของหัวหน้างานที่ต้องเป็นผู้นำในบทความนี้มีเทคนิคการกระจายงานสู่ทีมอย่างมีคุณภาพมาฝาก จะมีอะไรบ้างนั้นตามมาดูกันได้เลยค่ะ

ดีน่า เด็นแฮม (Dina Denham) ที่ปรึกษาผู้บริหารขององค์กรระดับโลกอย่าง Netflix, Adobe หรือ Google ได้นำเสนอ เทคนิคการกระจายงานอย่างมีคุณภาพ ให้กับหัวหน้าที่กำลังเผชิญภาวะงานโหลดภายในทีมมาฝาก โดยเธอได้เขียนบทความลงใน Harvard Business Review หัวข้อ: เลิกรู้สึกผิดกับการมอบหมายงาน (Stop Feeling Guilty About Delegating) เพื่อให้ทุกคนกล้าที่จะกระจายงานอย่างไม่รู้สึกผิดสามารถที่จะแบ่งงานให้กับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และไม่มีปัญหารบกวนในทุกขั้นตอน รวมถึงเป็นตัววัดความสำเร็จของแต่ละคนในทีมเพื่อเปรียบเทียบกับงานในแต่ละชิ้น โดยเธอได้บอกไว้ทั้งสิ่งที่คนแบ่งงานควรทำและไม่ควรทำ

ดีน่า เด็นแฮม ได้ยกตัวอย่าง Kendra ซึ่งเป็น CMO ของบริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งเขากล่าวว่า “ฉันรู้สึกผิดและหนักใจมากที่ต้องขอให้พนักงานทำงานนี้ให้” ซึ่งความกังวลนี้ส่งผลกระทบเมื่อเธอไม่กล้ามอบหมายงาน และแน่นอนว่า งานจะไม่สำเร็จแน่นอน และทีมงานกลับยิ่งรู้สึกลดขวัญกำลังใจ รู้สึกขาดโอกาสเติบโตในงานเพราะไม่ได้สร้างผลงานดีๆ ออกมา

สิ่งที่ผู้นำหรือหัวหน้าควรทำ คือ แยกแยะความรู้สึกออกมาว่า”อะไรที่ทำให้ฉันได้รับมอบหมายงานนี้”เขียนสิ่งที่อยู่ในใจ เช่น ฉันต้องการทำงานนี้ร่วมกับทีม ฉันจึงรับงานนี้มาทำ ในการมอบหมายงานอาจเริ่มจากการมอบหมายงานเล็กๆ ก่อน แล้วค่อยขยับให้ลูกทีมได้งานชิ้นที่ใหญ่ขึ้น เพื่อวัดประสิทธิภาพการเรียนรู้และไม่ควรทำ คือ มอบหมายงานให้กับผู้ที่ไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อนรับผิดชอบงานที่ใหญ่เกินตัว จะเกิดแรงกดดันได้ นอกจากนี้ควรประเมินผลงานอย่างสม่ำเสมอ โดยให้ทีมงานอัปเดตงานเป็นประจำ เพื่อดูความคืบหน้าแต่ไม่ควรกำหนดเส้นตาย แต่ควรสร้างเป้าหมายให้ทีมงาน

ในการมอบหมายงานควรมอบหมายตามทักษะความถนัดของแต่ละคน เพื่อให้ได้งานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทีมงานจะรู้สึกเต็มใจอยากทำ โดยไม่ได้คำนึงถึงตำแหน่งหน้าที่ เพื่อให้เขาแสดงศักยภาพอย่างเต็มที่ รู้หน้าที่ว่าตัวเองควรทำสิ่งใดก่อนหลัง พร้อมอยู่เคียงข้างให้คำแนะนำดีๆ มอบหมายงานอย่างชัดเจนว่างานแต่ละชิ้นมีวิธีทำอย่างไร ตั้งแต่ช่วงต้นจนถึงขั้นตอนสุดท้าย และควรสอนงานพวกเขา ไม่ควรปล่อยละเลยให้คิดเองทำเองเพื่อจะได้รายละเอียดที่เกี่ยวกับงานอย่างตรงตามความต้องการ พร้อมแสดงความน่าเชื่อถือ (Show trust) ยอมรับเงื่อนไขการทำงานของแต่ละคน พยายามให้พวกเขาทำงานตามเวลาได้ ด้วยการไม่บังคับ อย่ามอบหมายงานให้คนที่เก่งที่สุดหรือคุณชอบเพียงคนเดียว ให้คนอื่นได้เรียนรู้บ้าง นอกจากนี้ ควรรับฟังความคิดเห็นของพนักงานทุกคนเกี่ยวกับคำติชม คำปรึกษา และอย่าลืมให้สิ่งเหล่านี้กับพวกเขาด้วยเช่นกัน

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงบางส่วนแนวคิดของ ดีน่า เด็นแฮม ในการกระจายงานให้สู่ทีมอย่างมีประสิทธิภาพ ลองนำไปปรับใช้กับองค์กรของคุณดูนะคะ เพื่อทำงานเป็นทีมและสร้างทีมเวิร์คให้ผลงานเวิร์คสุดๆ ค่ะ